Uredski postupci prihvaćeni su standard poslovanja na određenom radnom mjestu. Takvi standardi mogu varirati ovisno o industriji, radnom opterećenju, zemljopisnom položaju, profesionalnosti ureda ili veličini tvrtke. Primjerice, uredski postupci u medicinskoj, stomatološkoj ili pravnoj praksi bit će mnogo različitiji od onih u građevinskoj, maloprodajnoj ili uvoznoj djelatnosti. Međutim, postoje neke "norme" za uredske postupke u svim industrijama.
Telefonski postupci
Svi uredi zahtijevaju profesionalne i ljubazne telefonske manire. Odgovorite na telefon odmah, govorite jasno i uljudno, i nikada ne ostavljajte pozivatelja na čekanju više od nekoliko sekundi bez povratka na poziv - čak i ako je sve što je rečeno: "Još radim na vašem zahtjevu."
Primajte poruke za radnike koji su izvan ureda ili nisu dostupni. Jasno zabilježite ime, datum, vrijeme i telefonski broj pozivatelja, kao i svrhu poziva, ako je navedena. Kada je sustav govorne pošte na mjestu, pitajte pozivatelja da li želi ostaviti govornu poštu, a zatim je prenijeti na sustav govorne pošte. Nepristojno je prenijeti poziv bez prethodnog obavještavanja pozivatelja o prijenosu.
Upravljanje zapisima
Specifičnosti upravljanja dokumentima uvelike se razlikuju od ureda do ureda, ali detalji svih poslovnih operacija moraju se održavati uredno i profesionalno. Čuvajte kopije svih računa, računa, izvoda računa, radnih naloga, prijedloga, procjene poslova, korespondencije, izvješća i svih drugih dokumenata koje je proizvela tvrtka.
Stvorite datoteke za svakog dobavljača, račun kupca, prodaju ili projekt, na temelju specifikacija tvrtke. Jasno označite sve mape i pohranite ih na lako dostupnom mjestu gdje ih možete brzo preuzeti kada je to potrebno. To su zahtjevi za pravilno upravljanje bilo kojim poslom, bez obzira na industriju.
Rukovanje i distribucija pošte
Upravljanje dolaznom i odlaznom poštom također će se razlikovati ovisno o uredu, ali tretirati svu poštu kao važnu korespondenciju i rješavati je odmah, posebno korespondenciju s klijentima i klijentima.
Otvorite i usmjerite poštu odgovarajućem odjelu ili zaposleniku, ovisno o specifičnim postupcima tvrtke. Nikad ne otvaraj poštu "osobno". Ako se prije distribucije otvara ulazna pošta, omotnicu u omotnicu stavite na poleđinu dopisivanja u slučaju potrebe za adresom ili podacima o pošiljatelju.
Ako je potrebno, odmjerite odlaznu poštu i stavite odgovarajuću količinu poštarine u gornji desni kut. Ako je mail preuzet od strane nositelja pošte, postavite ga na odgovarajuću izlaznu lokaciju za preuzimanje. Ako se odnese u mjesni poštanski ured, stavite sva slova u kutiju radi lakšeg prijevoza. Zalijepite sve pakete sigurno i jasno ih označite za pravilnu isporuku.
Računala i tehnologija
Osiguravanje ispravne zaštite računalnih podataka važno je u današnjem uredu koji se u velikoj mjeri oslanja na takve informacije. Vježbajte osnovne sigurnosne postupke za zaštitu računalnih datoteka i hardvera.
Da biste zaštitili dokumente i softver, izradite svakodnevnu sigurnosnu kopiju svih računalnih datoteka na internetskoj stranici koja nudi takvu uslugu ili na odvojenom flash pogonu ili Zip disku. Budite oprezni pri preuzimanju datoteka i softvera s Interneta. Održavajte programiranje zaštite od virusa uvijek kada je računalo uključeno i zadržite ažuriranu bazu podataka virusa jer se nove prijetnje stalno pojavljuju.
Zaštitite hardver snažnim i pouzdanim zaštitom od prenapona. Isključite računala noću kada ih nitko ne koristi i isključite elektroniku tijekom jakih oluja s grmljavinom.
