Čak iu uredu za jednu osobu, organiziranje uredskih postupaka je ključno za učinkovito poslovanje tvrtke. Stvaranje skupa organiziranih postupaka olakšava vođenje poslovanja i smanjuje vrijeme potrebno za nadzemne zadatke, kao što je podnošenje, kupnja i obavljanje osnovne papirologije.
Stavke koje su vam potrebne
-
Softver za obradu teksta
-
printer
-
Vezivo s tri prstena
Napravite popis postupaka koje je potrebno organizirati. Pobrinite se da navedete sve uredske postupke koje očekujete u budućnosti, čak i ako se to radi rijetko.
Odredite osobu koja je trenutno odgovorna za svaki uredski postupak. Ako je odgovorno više od jedne osobe, identificirati osobu koja najučinkovitije provodi postupak ili tko je najjasnije opisati postupak.
Zatražite da svaka osoba napiše detaljan opis kako obavlja svaki uredski postupak. Osigurajte da svaka osoba slijedi jasan format korak-po-korak tako da predloži predložak ili uzorak o tome kako bi trebao biti napisan svaki opis uredskog postupka. Zatražite da svaka osoba dostavi kopiju svog opisa u uobičajenom formatu za obradu teksta.
Kombinirajte sve opise uredskih procedura u jedan glavni dokument, organiziran u poglavlja prema funkcijama. Na primjer, grupirajte sve računovodstvene postupke u jedno poglavlje, a sve procedure slanja u drugo poglavlje.
Ispišite cjelokupni dokument i osigurajte svom osoblju barem jedan registrator s tri prstena sa svim uredskim postupcima. Svakom članu osoblja dostavite poseban dokument koji pokriva sve uredske postupke za koje su odgovorni i osigurajte da svo osoblje pročita dokumente koji se odnose na uredske postupke koje redovito obavljaju.
