Bilo da organizirate poslovno povlačenje, organizirate zabavu za dobrotvornu organizaciju ili organizirate političku konferenciju, pokazujući poštovanje i ljubaznost prema svim svojim gostima osigurava uspjeh vašeg događaja. Pozdravljajući uvažene goste, međutim, potrebno je više planiranja i pažnje. Od etikete za večeru do uvodnih govora do smještaja, važno je pomoći vašem gostu da se osjeća ugodno, poštovano i cijenjeno. U isto vrijeme, čak i ugledni gosti mogu biti odvratni zbog stalnog pritiska da impresioniraju. Planirajte svoj događaj tako da vaš gost ima vremena da se opusti i napuni između sastanaka, obroka i sesija.
Pozdravite osobno gosta. Bilo da se sastajete s uglednim gostom u zračnoj luci ili neposredno prije službenog poslovnog sastanka, pozdravite ga prijateljskim rukovanjem i kratkim uvodom. Nastavite s uvođenjem bilo kojeg od suradnika u pratnji gosta. Na primjer, možete reći: "GospođoVažan gost, želio bih vas upoznati s predstavnikom oglašavanja naše organizacije, gospodinom Jackom Jacksonom.
Predstavite svog gosta programom događaja koji opisuje sastanke i lokacije, organizirana jela, grupne aktivnosti i stanke. Upoznajte svog gosta sa sastankom ili objektom događaja, nastavljajući je upoznati sa suradnicima na koje ste naletjeli tijekom procesa.
Neka vaš gost bude što ugodniji. Ako vaš događaj zahtijeva prenoćište, rezervirajte sobu unaprijed. Imajte kopiju dnevnog reda događaja u sobi, kao i kontaktne podatke za sebe i druge osobe koje planiraju događaj. Osim toga, provjerite jesu li sobe za sastanke čiste, organizirane i dobro označene.
Slijedite etiketu sjedenja za svečane večere. Vaš uvaženi gost treba sjediti s desne strane domaćina. Karte mjesta mogu se koristiti za identifikaciju rasporeda sjedenja za goste.
Napišite i izvršite kratak, ali profesionalan govor kako biste upoznali svog uvaženog gosta ako je zakazan za razgovor na sastanku, ručku ili večeri. Inače, pozdravite svog gosta sa sažetim primjedbama koje se odnose na njegov položaj ili počasti na bilo kojem sastanku ili događaju u kojem je on sudionik. Za uvodni govor, morate se pripremiti ispred vremena, razviti kratki biografski crtež vašeg govornika istražujući njegove vjerodajnice, postignuća i počasti. Uvodni govor trebao bi se baviti temom o kojoj se radi, relevantnosti teme i kratkim pregledom vjerodajnica govornika. Sačuvajte njegovo ime za kraj, kako biste izgradili zamah i kao znak za publiku kako bi dočekali gosta.
