Kada se ugovor završi, iznos novca koji je predviđen za ugovor trebao bi odgovarati plaćenom iznosu. U praksi mogu postojati greške, bonusi koji nisu zaradili, zadržane su naknade i druga mjesta u ugovorenom proračunu gdje knjige nisu uravnotežene. Usklađivanje ugovora je proces objašnjavanja i rješavanja bilo kakvih financijskih gubitaka: dužnosti uključuju pronalaženje pogrešaka, pronalaženje uzroka, izračunavanje veličine i utvrđivanje kako ih popraviti.
kancelarijski posao
Prvi zadatak u pomirenju ugovora je prelazak na papirologiju, prema Ministarstvu obrane. Dužnosti osoblja koje radi na usklađivanju uključuje usporedbu osnovnog ugovora, zajedno s bilo kojim nalozima za izmjene, s evidencijom o naplati, vaučerima za plaćanje, službenim računovodstvenim sustavima i svim transakcijama koje su već obrađene. Savezna vlada je razvila računalne sustave pomirenja koji omogućuju osoblju za usklađivanje da uskladi dokumentaciju podnesenu elektroničkim putem u različitim odjelima.
Dokumentacija
Može se ispostaviti da nedostaju dokumenti koji onemogućuju ispravno usklađivanje ugovora. U tom slučaju, osoblje je dužno izvršiti iscrpnu pretragu dokumentacije, elektronske i tiskane, kako bi pronašli dokumentaciju. Ako se neki materijal ne može pronaći, osoblje mora učiniti najbolje što može s informacijama koje imaju.
Odstupanja
Sljedeća dužnost osoblja je pronaći razloge za odstupanja. Potencijalni razlozi uključuju prijevaru, računovodstvene pogreške, pad troškova nabave ili izvođača koji još nije vratio preplaćeni iznos.
Prilagodba knjiga
Jednom kada se otkriju pogreške, zadatak zadatka usklađivanja ugovora je ažuriranje računa - njihovo prilagođavanje kada se vraćaju preplaćeni troškovi ili uklanjanje pogrešaka, ili kada se konačno podnesu vaučeri za zakašnjelo plaćanje.
