Ispravno obračunavanje troškova za plaće je veliki dio odgovornosti svakog računovodstvenog odjela, u poslovanju u cijeloj zemlji i svijetu. Točne financijske evidencije potrebne su u bilo kojem broju situacija, kao što su izvješćivanje o računovodstvenim brojevima agencijama za financijsko reguliranje, podnošenje zahtjeva za novčanu pomoć i za kreditne zahtjeve. Održavanje točnih podataka o troškovima također će pomoći menadžmentu da donese održive odluke o proračunu i pomoći će u pokretanju ciklusa zapošljavanja. Iako malo ljudi razmišlja o danu isplate, sve dok konačno ne stigne, priprema za dan isplate je posao s punim radnim vremenom za druge.
Prikupite vremenske listove ili podatke o punch-in / punch-outu i unesite ih u softversku aplikaciju za obračun plaća. To će također uključivati zahtjeve za plaćanje za bolovanje / osobnu plaću, plaću za godišnji odmor i liste za prilagodbu vremena. Budite sigurni da su vremenski listovi odobreni od strane odgovarajućeg upravitelja prije unosa.
Dvaput provjerite vremenske zapise kako biste bili sigurni da su razumni i točni. Ovaj proces će isključiti svaku mogućnost prijevare s vremenom.
Dobiti odobrenje konačnog upravitelja prije rezanja čekova i slanja EFT-a (Elektronski prijenos sredstava) bankarskim institucijama.
Izrežite provjere i autorizirajte EFT transakcije.
Zadržite evidenciju o plaćama u dosjeu pet godina od trenutka kada su zaposlenici plaćeni.
Pratite aktivnu provjeru aktivnosti, uključujući i kada su uplaćene na račun zaposlenika, kada se banka očisti i kada imate pristup elektroničkoj slici provjerenog čeka. Zadržite kopiju očišćene provjere pri ruci.
