Za mnoge ljude, prisjećanje velikog broja telefonskih brojeva je nemoguć zadatak. Kada netko nazove vaš ured, morate odmah imati pravi broj pri ruci, a najbolji način da to učinite je da zadržite telefonski imenik u uredu. Dok veliki uredi mogu imati složene telefonske sustave s elektroničkim imenicima, većina ureda ne treba ništa detaljno. Uz vrlo malo truda, možete stvoriti jednostavan uredski imenik kako biste stavili sve informacije koje su vam potrebne na dohvat ruke.
Stavke koje su vam potrebne
-
Računalo
-
Softver za proračunske tablice ili račun Google Dokumenata
Stvorite novu proračunsku tablicu i nazovite je "Uredski imenik". Korištenje proračunske tablice jednostavan je način postavljanja telefonskog imenika za ured koji nije dovoljno velik da bi imao središnji sustav telefonskih imenika.
U proračunsku tablicu dodajte tri zaglavlja stupaca: Naziv, Ured # i Telefon. Ako želite, u proračunsku tablicu dodajte više stupaca i možete jednostavno pratiti, primjerice, adrese e-pošte i brojeve faksa.
Pošaljite direktorij (ili vezu do njega ako koristite online proračunsku tablicu) svojim suradnicima i zamolite ih da popune svoje ispravne podatke i pošalju ih natrag. Možda postoji uredski administrativni pomoćnik s nekim od ovih informacija koje možete zatražiti da odmah popunite podatke.
Usporedite rezultate u jednu proračunsku tablicu sa svim promjenama na njoj. Sada imate radni telefonski imenik za svoj ured.
Ispišite telefonski imenik ili ga pošaljite e-poštom ostatku svog ureda za opću upotrebu. U nastavku pogledajte Savjeti za jednostavan način distribucije telefonskog imenika s manje poteškoća.
Savjet
-
Budući da se telefonski brojevi ureda relativno često mijenjaju, upotreba internetske proračunske tablice kao što je Google Dokumenti može vam uštedjeti vrijeme i trud. Podijelite proračunsku tablicu telefonskog imenika sa svima u svom uredu i dopustite im da unesu izmjene po potrebi, a budući da je direktorij na mreži, nećete morati brinuti o slanju novih kopija nakon ažuriranja imenika.
