Kada ste prihvatili posao, odjel za ljudske resurse ili vaš nadzornik razgovarali su o vašem rasporedu, a šanse su da ste pristali na ponuđene sate. U vrijeme kada ste prihvatili raspored, vjerojatno niste znali da će se vaše okolnosti promijeniti ili da jednostavno nećete moći doći na posao u vrijeme na koje ste se složili. Ako ste konstantno kasnili ili ako vaše osobne okolnosti zahtijevaju da se prijavite na posao kasnije, bilo bi dobro da pismeno pitate svog nadzornika za kasnije vrijeme početka. Podnošenje pisanog zahtjeva stvara formalni zapis vašeg zahtjeva u slučaju da je vaš zahtjev odbijen ili ako se vaš raspored promijeni i trebate dokaz o tome.
Koristite formalni oblik pisma za pismo s kasnim dopuštenjem
Budući da je ovo službeni zahtjev, sastavite svoj pisani zahtjev u ispravnom formatu poslovnog pisma. Poslovna korespondencija obično je u blok formatu, što znači da su paragrafi u ravnini s lijevom marginom; nemojte uvlačiti stavke. Datum vašeg pisma, ime i adresa primatelja, naslov predmeta, tijelo i pozivanje na zatvaranje također su u ravnini s lijevom marginom. U naslovnu temu trebate navesti vaše ime, položaj i broj zaposlenika ako se razlikuje od broja vašeg socijalnog osiguranja - iz sigurnosnih razloga, ne uključujte socijalno osiguranje u pismo koje može stati na stol nekoga tko to ne mora znati, Osim toga, za svoje pismo koristite bijeli ili sivo bijeli papir, font kao što je Times New Roman ili Calibri, i potpisite se tintom prije nego što svom nadzorniku i odjelu za ljudske resurse dostavite svoje kopije.
Ako je vaš ured uglavnom bez papira i komunicira putem e-pošte, umjesto toga možete pripremiti dolaznu e-poštu na posao. Držite jezik formalnim ili pripremite svoj zahtjev kao pismo i umjesto toga ga priložite e-pošti.
Izravno navedite svoj zahtjev
Umjesto da čitatelju treba skenirati čitavo pismo prije nego što dođe do vašeg stvarnog zahtjeva, navedite zahtjev u prvom odlomku svog pisma. Na primjer, možete pisati: "Počeo sam raditi u odjelu za nabavu kao agent na početnoj razini, 14. lipnja 2013., a 14. lipnja 2018. promaknut je u viši agent za nabavu. Moj trenutni raspored rada je od 8 sati ujutro. do 17:00 sati, od ponedjeljka do petka. Svrha ovog pisma je zatražiti promjenu rasporeda tako da moji sati postanu od 9 do 18 sati."
Nemojte biti kasno
Uokvirite svoj zahtjev pozitivnim tonom i izbjegavajte korištenje riječi "kasno". Ako tražite promjenu trajnog rasporeda, tražite različita vremena, a ne dopuštenje da kasnite svaki dan. I ne tražite da vaš nadzornik smanji radno vrijeme za vrijeme koje kasnite na posao. Ako je vaš zahtjev na određeno vrijeme, navedite to tako da navedete: "Svrha ovog pisma je zatražiti promjenu rasporeda tako da od 1. travnja do 30. travnja unesite godinu, moji sati postaju od 9 do 18 sati."
Dajte iskren razlog
Iako je također dobra praksa biti iskren sa svojim poslodavcem, ako tražite da dođete sat vremena kasnije jer niste jutarnja osoba i jednostavno ne možete stići na vrijeme, možda biste željeli ponovno razmotriti kako razumnu osnovu za vaš zahtjev. Ali ako je vaš razlog da imate osobne ili obiteljske obveze koje bi se mogle bolje poslužiti ako imate više vremena za posao, navedite to. Ne morate biti previše osobni; na primjer, podizanje vašeg djeteta iz dnevne njege ili zajedničkog korištenja s vašim supružnikom, čini se razumnom osnovom za zahtjev. Međutim, vi ste sudac, na temelju onoga što je vaš odnos s vašim nadređenim ili upraviteljem, i je li zapravo potrebno znati specifičan razlog zašto želite promijeniti raspored.
Učinite to vrijedno poslodavčevom vremenu
Ako je vaš zahtjev jer ste bili stalno kasno i vi vjerujete da dolazak u sat kasnije od vašeg uobičajenog rasporeda pomoći će vam da se prijavite na vrijeme, budite iskreni prema svojim izazovima s dolaskom na posao na vrijeme. Predložite da se vaša prisutnost može značajno poboljšati ako imate drugačiji raspored. To je jedan od načina za rješavanje nekog aspekta vaše radne uspješnosti, au svom pismu možete spomenuti da pokušavate biti proaktivni u poboljšanju vašeg učinka kroz rješavanje problematike prisutnosti. Na primjer, možete započeti rečenicu: "Mislim da bi novo radno vrijeme imalo sljedeće pozitivne učinke na poslovanje …"
Osigurati jamstva
Možda ćete osjetiti potrebu uvjeravanja svog nadzornika da promjena rasporeda neće negativno utjecati na poslovanje odjela ili na vašu sposobnost da podnesete radno opterećenje. Možda ste pratili pozive klijenata koje primate i primijetili da gotovo svi vaši klijenti nazivaju nakon 9 sati, a zatim možete svom pismu dodati da ste pratili vrhove u pozivima klijenata i da promjena rasporeda može koristiti organizaciji. U vašem pismu možete također navesti da ne predviđate nikakve izazove u ostvarivanju svih vaših dodijeljenih zadataka, što daje dodatno jamstvo da ste to promislili i da ste sigurni da promjena rasporeda neće uzrokovati probleme.
Follow Up
Posljednji odlomak vašeg pisma za kasno dolazak u ured trebao bi ponoviti vaš zahtjev, a ako je promjena rasporeda trajna, predložite datum na koji želite da promjena stupi na snagu. Pitajte postoji li dodatna dokumentacija koju morate dovršiti kako biste proveli promjenu rasporeda. To stavlja teret na odjel za ljudske resurse ili vašeg supervizora da vam odgovori, barem o papirologiji. Isto tako, kada se piše na ovaj način, zvuči pozitivnije od pisma koje sugerira da niste sigurni da će zahtjev biti odobren. Zahvalite HR odjelu i supervizoru na njihovom razmatranju i obavijestite ih kada ćete dobiti potvrdu.
