Prije nego što je e-pošta postala popularna, slanje faksova predstavljalo je jedini način za brzo slanje pisane komunikacije. Mogli su dati papire i ispise u nekoliko kratkih minuta preko stotina ili tisuća milja. Budući da je e-pošta ušla u široku upotrebu, neke tvrtke imaju potpuno napuštene telefaks uređaje. Ipak, faksovi imaju neke prednosti u odnosu na komunikaciju putem e-pošte.
Problemi s papirom
Budući da prijenos faksa ne koristi papir i e-poštu, problemi s papirom dovode u nepovoljan položaj komunikaciju putem faksa. Poput pisača, faks uređaji mogu doživjeti zastoj papira. Za razliku od pisača, ovi zaglavljeni papiri mogu se pojaviti na jednom od dva stroja koji su potrebni za dovršetak prijenosa faksa. Izvorni dokument se može zaglaviti u faks uređaju za slanje, možda će dokument postati neupotrebljiv ako je zaglavljivanje dovoljno teško. Na kraju primitka, papir na kojem se ispisuje može se zaglaviti u faks uređaju, ometajući cijeli proces. Uređaj za primanje također može ponestati papira, a korisnik na tom kraju možda neće shvatiti da je papir već neko vrijeme nestao. Ovo kašnjenje može prouzročiti neodgovorene komunikacije tijekom vremena ili čak dana.
Proces jednog koraka
Jedna od najvećih prednosti prijenosa faksa događa se kada se osoba bavi potpisanim dokumentom ili dokumentom koji postoji samo u tiskanom obliku. Ako ta osoba želi poslati dokument u poruci e-pošte, dokument mora skenirati skenerom ili višenamjenskim pisačem. Korisnik zatim mora urediti skeniranu sliku prije odabira mjesta na tvrdom disku računala kako bi spremio skenirani dokument. Kada osoba pošalje poruku e-pošte, datoteka skeniranja mora biti priložena e-pošti. Nasuprot tome, osoba koja koristi faks uređaj samo stavlja dokument u uređaj i pogodi nekoliko ključeva da ga pošalje primatelju.
montaža
Dokumente poslane e-poštom korisnik može uređivati, dok dokumenti poslani faksom ne mogu. U situacijama u kojima dvije strane surađuju na projektu, mogućnost uređivanja dokumenta olakšava tu suradnju, dajući objema korisnicima brzu izmjenu. Ako su dvije strane uključene u kontradiktorni odnos, prijenos faksa može biti privlačniji. Priroda dokumenta faksa na papiru otežava mijenjanje dokumenta kako bi se klevetala ili manipulirala drugoj strani.
Kombinacija
Mnoga računala i pisači danas mogu slati i faksove i e-poštu. To znači da se digitalne datoteke mogu slati s računala na faks uređaj, gdje se isporučuje kao tiskani dokument. Ta računala i pisači također mogu primati faksove s uređaja za faksiranje, pružajući prednosti i faksa i e-pošte.
