Stvaranje provjera i ravnoteža jedan je od najboljih načina da pomognete tvrtki da napreduje. U poslovnom sustavu koji koristi provjere i ravnoteže, uloge su jasnije definirane. Stvaranje provjera i ravnoteže omogućuje vam implementaciju računovodstvenog sustava koji promiče razdvajanje dužnosti. Primjena provjere i ravnoteže u Vašem poslovanju ključna je u pomaganju da se identificiraju unutarnja i vanjska krađa.
Kupite sustav računovodstvenog softvera, ako ga već nemate. Popularni računovodstveni program za male tvrtke je Intuit QuickBooks računovodstveni softver. Vaš računovodstveni sustav trebao bi moći brzo i točno zabilježiti i analizirati podatke. Računovodstveni softver treba biti jednostavan i lagan za korištenje, ali bi trebao biti u mogućnosti proširiti se kako se vaše poslovanje širi.
Uspostavite jasno definirane uloge zaposlenika. Najvažnija stvar koju morate učiniti da biste stvorili sigurnost i ravnotežu u Vašem poslovanju je razdvajanje dužnosti što je više moguće. Osoba zadužena za rukovanje gotovinom ili radno mjesto vašeg poduzeća na mjestu prodaje ne smije biti ista osoba koja broji i bilježi prodaju za taj dan.
Odvojeni računi potraživanja od kupaca s obveza prema dobavljačima. Ne želite da osoba koja je zadužena za primanje računa za račune i usluge bude ista osoba koja je odgovorna za plaćanje odlaznih računa i obračuna plaća. Izračunavanje potraživanja i obveza prema dobavljačima međusobno zamjenjivih obveza može dovesti do ozbiljne zlouporabe novca.
Prodavačima ne bi smjelo biti dopušteno upravljanje oglasnim prostorom ili naručivanje materijala od dobavljača. Provesti provjere i ravnoteže koje jednog zaposlenika čine odgovornim za kupnju materijala ili potrošnog materijala i drugog zaposlenika odgovornog za održavanje gotovog inventara na optimalnoj razini.
Uspostavite kontrole inventara koje minimiziraju rizik vaše interne krađe. Vaš uređaj na prodajnom mjestu trebao bi raditi u skladu s vašim računovodstvenim sustavom kako bi se osiguralo da su inventarni brojevi točni. Prodaja, u smislu novca, trebala bi se lako uskladiti s inventarom pri ruci. Stvaranje odgovarajućih provjera i ravnoteža smanjuje izloženost vašeg poslovanja prijevarama i drugim zlouporabama.
