Nekoliko situacija može vas pozvati da napišete pismo potvrde, kao što je provjera zaposlenika ili završetak nekog predmeta. Certifikacijska pisma su u osnovi pisma potvrde, a idealno bi trebala biti izravna i sažeta. Ako morate napraviti certifikacijsko pismo za bilo koju svrhu, koristite standardni format poslovnog pisma i budite što je moguće specifičniji. Budući da se ova vrsta pisma može koristiti kao službeni zapis, važno je da su informacije eksplicitne i da je jezik jasan.
Upišite pismo na tiskanicu s vašim stručnim memorandumom. Ako ga nemate, izradite zaglavlje na vrhu dokumenta koje uključuje vaše ime, adresu, broj telefona i profesionalnu adresu e-pošte.
Dvaput razmaknite i unesite trenutni datum. Ponovno udvostručite razmak i upišite ime primatelja i njegovo radno mjesto, naziv tvrtke i adresu tvrtke.
Otvoreno uz formalni pozdrav, obraćajući se primatelju po imenu s odgovarajućim prefiksom. Na primjer, "Dragi gospodine Jones."
Upišite redak i kratki naslov koji upućuje na slovo na koje se upućuje. Na primjer: "Predmet: Pismo potvrde o zaposlenju za Mary Charleston".
Upišite uvodni odlomak i objasnite što točno potvrđujete. Ako se radi o imenima pojedinaca ili tvrtki i datumima, uključite ih ovdje. Na primjer: "Ovo je potvrda da je Mary Charleston bila zaposlena u Roberts banci od 3. studenog 2008. do 4. ožujka 2010."
Upišite drugi odlomak i objasnite na koji autoritet pišete pismo; drugim riječima, zašto ste vi osoba koja je pozvana potvrditi zahtjev. U prethodnom primjeru, pošiljatelj bi mogao biti šef gospođe Charleston u Roberts banci.
Zahvalite primatelju na vremenu i završite službenim zatvaranjem, kao što je "S poštovanjem". Dvaput dvaput razmaknite i upišite svoje ime. Ispišite pismo i potpišite svoje ime iznad upisanog imena.
