Isplata gotovine je način na koji organizacija, kao što je poslovna ili vladina agencija, upravlja svojim korištenjem sredstava. Isplate se vrše na različita područja poslovanja ili na različite račune koji se uspostavljaju za naknade zaposlenicima i druge namjene. Organizacije razvijaju unutarnje kontrole, ili samo-stvorena pravila i propise, za isplatu novca na ovaj način. Takve unutarnje kontrole obično su potrebne za rad organizacije, ali one dolaze s inherentnim slabostima koje bi voditelji organizacije trebali imati na umu.
Neispravne kontrole
Unutarnje kontrole stvaraju i o njima odlučuje poslovanje, obično od strane upravnog odbora korporacije, ali vođa u svim vrstama organizacija. Te odluke nisu uvijek prikladne. Kontrole mogu biti previše slabe u nekim područjima, uzrokujući zabrinutost za sigurnost i previše stroge u drugima, što dovodi do dugotrajnih i neprikladnih kašnjenja u financiranju. To je jedan od razloga zašto se organizacije mogu odlučiti za reviziju posebno za unutarnje kontrole, kako bi dobile vanjsko mišljenje.
Nedostaje kontrola i specifične okolnosti
Ako unutarnje kontrole nisu regulirane od strane vanjskog tijela, postoji i mogućnost da se neke nužne kontrole mogu preskočiti. Na primjer, organizacija može imati detaljne kontrole za gotovinske isplate za uobičajene poslovne projekte, ali može biti na gubitku kada je riječ o isplatama za novi program bespovratnih sredstava jednostavno zato što pravila nisu stvorena za te okolnosti. Takve slijepe pjege mogu dovesti do budućih problema s neadekvatnim kontrolama.
Odgovornost
Odgovornost se odnosi na sigurnost unutarnjih kontrola i njihovu sposobnost da izdrže nedolično ponašanje i zlouporabu. Kada se radi o velikim novčanim isplatama, pronevjeri i druge vrste krađe ili prijevare su mogućnosti. Unutarnje kontrole koje imaju neispravne sustave za praćenje (kao što je odsustvo log-in sustava) ili druga pitanja imaju loše funkcije odgovornosti. Oni stvaraju praznine koje mogu uzrokovati da tvrtka izgubi novac kroz beskrupulozno ponašanje.
Stalna pitanja prilagodbe
Isplate gotovine rijetko se vrše na isti način za cijeli život organizacije. Sustavi i procesi odobravanja mijenjaju se s oblikom organizacije i razvojem nove tehnologije. Sigurnosne mjere mogu promijeniti kanale kroz koje se novac kreće. Novi državni propisi mogu dodati više koraka. No, unutarnje kontrole možda se neće promijeniti tako brzo, ostavljajući organizaciju koja zaostaje jer pokušava zadovoljiti nove zahtjeve zastarjelim strategijama.
