Većina tvrtki priprema godišnji proračun, koji se također obično naziva godišnjim planom. Za odobravanje konačnog proračuna odgovoran je najviši menadžment, a osobito CEO, koji tada postaje vodič za poslovanje tvrtke. Proces odobravanja ponekad može trajati dulje od pripreme proračuna, jer se moraju donositi teške odluke o određivanju prioriteta rashoda. Donošenje tih odluka zahtijeva značajnu povratnu i četvrtu raspravu između upravljačkog tima.
Konsolidacija proračuna
U korporacijama koje su dovoljno velike da imaju odjele ili odjele, rukovoditelji tih funkcionalnih jedinica odgovorni su za pripremu vlastitih proračuna, koje predaju financijskom odjelu. Financijski službenici konsolidiraju proračune odjela kako bi izradili proračun za tvrtku u cjelini. Proces izrade proračuna često započinje tako da top menadžment daje smjernice upraviteljima odjela za korištenje, kao što su pretpostavke o tome kakvo će biti gospodarsko okruženje u nadolazećoj godini. Hoće li upraviteljski proračun biti odobren ili ne, često je ovisno o tome koliko pozorno slijedi navedene smjernice. Ako rukovodstvo pokušava smanjiti troškove, upravitelj koji predlaže povećanje izdataka od 20 posto za svoj odjel najvjerojatnije će morati revidirati svoj proračun.
Pregled financijskog osoblja
Odjel za financije provodi početne preglede proračuna odjela. Analiziraju predložene troškove ili, u slučaju odjela za proizvodnju prihoda, pretpostavke korištene za pripremu prognoze prihoda. Traže značajna odstupanja od prošlogodišnjeg proračuna. Njihov je cilj osigurati da svaki proračun bude razuman i ostvariv. Oni također žele identificirati potencijalna smanjenja proračuna u slučaju da rukovodstvo odluči da su ukupni predloženi izdaci za tvrtku previsoki.
Pregled vrhunskog menadžmenta
Najviši menadžment razmatra konsolidirani proračun i odlučuje jesu li prognoze prihoda i dobiti u skladu s ciljevima koje su postavili za sljedeću godinu. Ako je projicirana dobit ispod onoga što su očekivali, tvrtka ili treba odrediti načine za generiranje dodatnih prihoda ili smanjiti potrošnju kako bi poboljšala dobit na dnu. Analiza koju je pružio odjel za financije iznimno je korisna u pomaganju da se identificiraju područja koja zahtijevaju daljnje objašnjenje od upravitelja odjela - ili troškovi koji se samo čine previsoki i mogu se smanjiti.
Rasprava s voditeljima odsjeka
Viši menadžment sastaje se sa svakim rukovoditeljem odjela, ponekad s članom financijskog osoblja, kako bi bolje razumio proračunske zahtjeve koje je upravitelj podnio. Voditelj odjela mora doći spreman braniti svoje zahtjeve. Top menadžment mora odmjeriti posljedice velikih smanjenja proračuna. Na primjer, smanjenje troškova marketinga može negativno utjecati na buduće prihode. Vrhovni menadžment ima težak zadatak osigurati da svaki odjel ima resurse koji su mu potrebni za učinkovito funkcioniranje, a da su ukupni troškovi dovoljno niski da tvrtka može održati profitabilnost.
Donošenje tvrdih odluka
Voditelj odjela možda neće biti zadovoljan svojim konačnim proračunom ako vidi da je vrhunsko rukovodstvo napravilo značajne rezove. No, nadamo se da je rukovodstvo priopćilo razloge za te teške odluke. Kada se proces odobravanja proračuna završi, svaki se rukovoditelj treba osjećati korektno. U idealnom slučaju, on osjeća da ima dovoljno sredstava za postizanje svojih odjela i kao rezultat toga spreman je dati maksimalne napore u nadolazećoj godini.
