Ako želite nešto učiniti ispravno, napišite dobar standardni operativni postupak ili SOP. Dobro napisan standardni priručnik operativnih postupaka pomaže tvrtkama da učinkovito i dosljedno rade tako što će zaposlenicima reći koliko su važni postupci ispravni. Održavanje kvalitete i dosljednosti kroz jednostavne upute, korak po korak, također može pružiti prednosti kao što su povećanje produktivnosti, uklanjanje otpada i smanjenje ozljeda na radnom mjestu. Priručnik SOP-a može pomoći tvrtkama u usklađivanju s propisima i poboljšati obuku za zaposlenike.
Korak 1: Odaberite SOP-ove
Identificirati postupke koji bi trebali biti standardizirani, kao što je sastavljanje dijelova proizvoda ili rješavanje pritužbe kupca. Usredotočite svaki SOP na jednu aktivnost. Pišite samo o postupcima koje znate kako pravilno raditi. Ili pronađite nekoga tko je kvalificiran kako bi vam pokazao kako obaviti postupke. Sastavite sve informacije koje će vam biti potrebne.
Korak 2: Pripremite se za pisanje
Dajte svakom SOP-u smisleni naslov, kao što je "Kako sastaviti svoj proizvod" ili "Kako postupati sa žalbom kupca". Uključite SOP brojeve ili kategorije ako je potrebno, kao što su "SOP - Proizvodnja - Skupština" ili "SOP - Usluge za korisnike - Rješavanje pritužbi To će vam omogućiti grupiranje povezanih postupaka za zaposlenike. Nacrtajte grube dijagrame za procese kako biste potvrdili da imate sve informacije i da je u ispravnom redoslijedu. Usredotočite se na zaposlenika koji će provesti postupak prilikom pripreme vašeg pristupa.
Korak 3: Standardizirajte odjeljke
Objasnite SOP-ove. Svaki SOP treba imati sljedeće odjeljke:
- Zaglavlje
- Svrha
- djelokrug
- Reference
- definicije
- odgovornosti
- Postupak
- dodaci
- Povijest izmjena
- Potpisi odobrenja
Korak 4: Detaljni postupci Korak po korak
Razdvojite svaki postupak korak po korak redoslijedom kojim bi trebali biti izvršeni. Počnite s glavnim koracima, kao što su "Dajte dijelove za proizvod" ili "Odgovorite na telefon." Zatim ih razdijelite na manje korake, kao što je "Potvrdite da je svaki dio ispravan" ili "Predstavite se i zahvalite se klijentu na pozivu. ”
Korak 5: Napišite svaki SOP
Pišite jednostavno. Koristite male riječi i kratke rečenice. Najprije stavite glavnu ideju. Nastavite s detaljima. Koristite glagole djelovanja i aktivan glas. Izbjegavajte dvosmislenost i zbunjenost. Nemojte koristiti kratice, akronimi ili žargone.
Korak 6: Formatiranje SOP-ova dosljedno
Svaki SOP treba biti napisan istim fontom i veličinom fonta. Razdijelite duge odlomke u kratke. Koristite metke umjesto dugih rečenica. Dodajte vizualna pomagala kao što su dijagrami toka. Istaknite važne informacije, kao što je masna slova ili kurziv.
Korak 7: Procijenite učinkovitost svakog SOP-a
Provjerite SOP-ove za čitljivost, čitljivost i razumljivost.
- Čitljivost: Je li tip dovoljno velik i jednostavan za čitanje?
- Čitljivost: Jesu li upute jednostavne? Ili protokoli imaju prevagu složenih pojmova i tupih riječi?
- Razumljivost: čita li čitatelj ono što treba znati da bi postupak bio ispravan?
Korak 8: Pregledajte, pregledajte i odobrite
Moraju li zaposlenici koji provode postupke pregledati SOP-ove kako bi potvrdili da sve razumiju. Pitajte zaposlenike koji nisu upoznati s procedurama i pročitajte SOP-ove. Čitatelj ne bi trebao obaviti postupak kako bi znao kako se to radi. Svaku skupinu izmjena pregledajte isti čitatelji sve dok ne budu prihvatljivi. Menadžeri koji će biti odgovorni za praćenje SOP-a trebali bi ih potpisati prije nego što budu objavljeni.
U poslu funkcioniraju ujednačeni sustavi. Stvaranje priručnika Standardni operativni postupak osigurava da svaki zaposlenik prati svaki korak u sustavu na isti način, svaki put.
