Unatoč tehnološkom napretku u elektroničkoj komunikaciji, telefaks uređaji ostaju važan način širenja dokumenata od 2015. godine. Fax cover sheets služe važnu ulogu u upozoravanju primatelja o tome tko bi trebao dobiti faks i što je u njemu.
Pošiljatelj i primatelj
Jedna od primarnih funkcija naslovnice faksa je identificirati pošiljatelja i primatelja dokumenta. Dok su pokrovni listovi izborni, nedostatak osnovnih kontaktnih podataka može dovesti do gubitka prijenosa. Ako primatelj ne primi faks, upozorenje "Primatelj" na naslovnoj stranici pomaže dokumentu doći do prave osobe. Osim toga, primatelj faksa koji prepozna ime pošiljatelja može brže adresirati dokument. Mnoge tvrtke imaju poklopce za faksove na temelju predložaka, a njihova imena i logotipi su već ispisani na stranici.
Pojedinosti dokumenta
Uobičajeni naslov za faks također ima odjeljak za razlog slanja faksa ili komentare na prilog dokumenta. Ovaj je odjeljak koristan kada pošiljatelj ima pitanja o tome hoće li netko ozbiljno shvatiti prijenos. Ako poduzeće podnosi prijedlog nenamjenske ponude, primjerice, naslovnica može navesti korist za čitanje materijala. Pojedinosti o dokumentima također mogu podsjetiti primatelja da materijali koji su poslani faksom slijede prethodnu raspravu ili sporazum.
Datumi i brojevi stranica
Datum prijenosa i broj poslanih stranica također su uobičajeni elementi na naslovnoj stranici. Oba su važna za vođenje evidencije i točnost. Datum na faksu dopušta pošiljatelju da potvrdi da je ispunio određeni rok za dostavu. Broj stranica u faksu je vrlo važan za zaštitu od nepotpunih prijenosa. Naslovni list može sadržavati "5 stranica uključujući naslovnicu." To upozorava primatelja da bi prijenos trebao sadržavati ukupno pet stranica. Ako neki nedostaje, primatelj može upozoriti pošiljatelja na nepotpun dokument.
dodatni detalji
Naslovna stranica faksa također se koristi za prenošenje privatnosti i sigurnosnih podataka s određenim dokumentima. Vladine agencije, financijske institucije i pravni uredi spadaju u organizacije koje mogu imati izjave o povjerljivosti ili privatnosti na naslovnici. Ova izjava upozorava primatelja na osjetljivu prirodu priloga i pomaže osigurati odgovornost u čuvanju povjerljivih dokumenata. Faksovi također mogu zakonski obvezati primatelja na ugovorne ili regulatorne zahtjeve. Neke tvrtke koriste slanje faksa za slanje dokumenata sličnih memo-u i uključuju samo naslovnicu s sažetkom ili kratkom porukom na jednoj stranici.
