Mnogi zahtjevi za dodjelu nagrada, nagrada i potpora zahtijevaju pisma podrške. Pisma podrške pomažu pokazati podnositeljevu izvrsnost ili sposobnost ispunjavanja određenih kriterija. Od svakoga se može tražiti da napiše pismo podrške za program ili pojedinca. Da bi to učinili učinkovito, važno je razumjeti i ispuniti zahtjeve tražitelja. Većina traži određene informacije do određenog roka. Svakako uključite sve što je zatraženo i do navedenog roka.
Stavke koje su vam potrebne
-
Zahtjevi za pismo podrške
-
Rok
-
Računalo
-
Program za obradu teksta
-
printer
-
zaglavlje
Pripremite se za pisanje
Zamolite pojedinca ili organizaciju koja traži pismo podrške što je to točno ono što im je potrebno. Većina se prijavljuje za nagrade ili grantove koji zahtijevaju vrlo specifične informacije. Riješite te potrebe izravno i sa specifičnim primjerima u vašem pismu.
Zatražite rok ako nije dostavljen. Rokovi su obično postavljeni u kamenu i vaše pismo podrške može biti potrebno do određenog datuma. Ako se slažete da napišete pismo, strogo se pridržavajte traženog vremenskog okvira.
Zatražite pregled aplikacije ako i dalje imate pitanja. To vam može pomoći da bolje razumijete što je najvažnije informacije. Prikupite sve potrebne statističke podatke. Budite sigurni da se svi podaci ili rezultati dijele točno s aplikacijom.
Napišite svoje pismo
Izrazite svoju podršku i koristite puni naziv programa ili projekta u početnom odlomku. Držite ovaj odjeljak kratkim i točnim.
Koristite tijelo od dva do tri paragrafa svog pisma kako biste detaljno opisali što je ili što će se postići, koristeći što je moguće više detalja podrške. Uključite vaš odnos ili ulogu podnositelju zahtjeva ako to već nije jasno iz vašeg uvodnog odlomka. Objasnite zašto je ovaj podnositelj zahtjeva odličan za ovu priliku. Ako je projekt već u tijeku ili je dovršen, upotrijebite ovaj odjeljak kako biste istaknuli uspjehe.
Zatvori s kratkim odlomkom koji uključuje formalno hvala. Neka organizacija zna da ste rado odgovorili na pitanja ako je potrebno. Svakako uključite svoje podatke za kontakt.
Pregledajte pismo za gramatiku i točnost. Ispišite uređenu skicu, po mogućnosti na zaglavlje. Ako još uvijek niste sigurni jeste li uključili sve točne podatke, zamolite osobu ili organizaciju koja traži pismo da ih pregleda. Oni čak mogu ponuditi da napišete uzorak pisma koje možete urediti, ispisati na memorandumu i potpisati. To vam štedi vrijeme i osigurava rješavanje svih ključnih točaka, a istovremeno vam pruža mogućnost uređivanja po vlastitom nahođenju, dodavanjem vlastitih bilješki i stila.
