Čak iu dobi e-pošte i pisanja tekstova, pisana poslovna pisma imaju svoje mjesto. Prebacivanje s digitalnog na tvrdi način može biti izazov: e-pošta može zvučati neobavezno, ali pisano pismo zahtijeva određeni stupanj dostojanstva i klase. Ne brinite se o pokušaju da zvučite originalno - sigurniji ste da se pridržavate isprobanih formata i pravila poslovnog komuniciranja.
Drži se točke
Bilo da odgovarate na kritike ili zahtjeve za svoj životopis, vaše pismo treba ostati na mjestu. Nikada nemojte ići dalje od jedne stranice i nikada ne budite nepristojni. Ako vam je netko napisao pismo žalbe koje kipi od opakih, ostanite ljubazni i smireni kada pišete natrag. Ako je originalno pismo o poslovnoj prilici, recite hvala. Nikada ne implicirajte da ste pisanjem natrag riješili sve - da bi se žalilac trebao u potpunosti zadovoljiti, da znate da dobivate posao. To mora odlučiti vaš dopisnik.
Format i Font
Standardni format poslovnog pisma je jednostruki, s jednim razmakom između stavaka i sve što je opravdano na lijevoj margini. U 21. stoljeću, prihvatljivo je udaljiti se od standardnog bloka, na primjer uvlačenjem odlomaka. Times New Roman, veličina točke 12, gotovo je uvijek prihvatljiv i čitljiv font. Ako vaša tvrtka ima preferencije - recimo, na primjer, favorizira uvučene paragrafe - formatirajte ih na taj način.
Što ide na vrh
Standardni izgled počinje s adresom tvrtke. Ako pišete na tiskanicama, možete to preskočiti. Ispod adrese nalazi se datum, zatim ime primatelja, tvrtka i adresa. Preskočite liniju, a zatim se obratite primatelju kao "Poštovani." ili "Mr." osim ako ima naslov kao što je "Dr." Nemojte koristiti imena, osim ako početni pisac pisama nije.
Donji kraj
Upišite slovo s "S poštovanjem", nakon čega slijedi vaš potpis, a zatim vaše upisano ime. Ako šaljete bilo što s pismom, kao što je obrazac, procjena troškova ili vaš životopis, napišite "prilog" pod svojim imenom, a zatim popis priloga. Ako nešto šaljete u zasebnom pismu, dodajte bilješku kao što je "pod zasebnim naslovom: financijski izvještaj". "Cc" iza kojeg slijedi popis imena govori primatelju da ste kopije poslali nekom drugom.
