Ako vaša tvrtka zahtijeva da pratite sve, od glavnih detalja o klijentu do naizgled manje važnih pitanja, učenje kako napisati dopis u datoteku bit će korisno za vas. To vam može pomoći u svakodnevnom poslovanju.Na primjer, ako jedna osoba iz ureda vašeg klijenta nazove ili vam pošalje poruku e-pošte u kojoj se od vas traži da napravite promjenu plana, napišite dopis u datoteku u slučaju da druga stranka kasnije ospori vaše postupke. Zapisi u datoteku nužni su za pravne, medicinske ili druge vrlo osjetljive datoteke koje se kasnije mogu koristiti i na sudu.
Otvorite Microsoft Word. U izborniku "Datoteka" kliknite "Novo". "Desno okno zadataka novog dokumenta" otvorit će se s desne strane.
Kliknite "Na mom računalu" u odjeljku "Predlošci". Otvorit će se dijaloški okvir "Predlošci". Kliknite karticu "Memos". Kliknite "Čarobnjak za dopisivanje", a zatim kliknite "U redu". Pokrenut će se "Čarobnjak za podsjetnik".
Kliknite "Dalje". U odjeljku "Koji stil želite," odaberite "Stručnjak" i ponovno kliknite "Dalje". U odjeljku "Želite li uključiti naslov" odaberite "Da" i upišite "Memo to File". Kliknite "Dalje".
Odaberite "Datum", "Od" i "Predmet" pod "Koje stavke želite uključiti" i unesite podatke za svaku od njih. Datum treba biti datum događaja, kao što je telefonski poziv ili e-pošta. Trebalo bi biti iz vašeg imena ili imena vašeg nadzornika, a predmet bi trebao biti kratak opis događaja, kao što je "Promjena mjesta održavanja".
Kliknite "Dalje". U odjeljku "Da" odaberite "Datoteka". Poništite odabir potvrdnog okvira "CC". Ponovno kliknite "Dalje". Dodajte sve završne stavke i kliknite "Dalje", a zatim kliknite "Završi". Unesite bilješke u donji dio obrasca podsjetnika.
Ispišite dopis i upišite ga u datoteku klijenta. Spremite i elektroničku kopiju, ako je to postupak vaše tvrtke.
Savjet
-
Napišite zapis u datoteku što je prije moguće nakon incidenta ili razgovora. To će vam pomoći jasnije se sjetiti pojedinosti.
Upozorenje
Nikada ne upisujte ništa pogrdno u dopisu u datoteku koji nije utemeljen na činjenicama. Navodi da je gospođa Smith bila ljuta. Pisanje da gospođa Smith uvijek ima gadan stav nije.
