Pismo vašem pastoru za događaj prikupljanja sredstava može biti u dva oblika: može biti zahtjev za dopuštenje za organiziranje događaja ili zahtjev da pastor prisustvuje ili sudjeluje u događaju. Prilikom pisanja bilo koje vrste pisma svom pastoru, uvijek pazite da bude precizno, uljudno i dovoljno rano da biste ostavili dovoljno vremena za razmatranje i raspoređivanje.
Navedite svrhu pisma u uvodnoj rečenici. Ova rečenica treba biti kratka i otkriti je li to poziv na događaj ili zahtjev za dozvolu za organizaciju. Nemojte uključivati datume, vremena ili mjesta u prvoj rečenici. U ovoj rečenici trebate navesti ime ili svrhu prikupljanja sredstava.
Koristite dvije ili tri prateće rečenice u prvom odlomku da biste proširili pojedinosti događaja. Te rečenice opisuju stavke kao što su datum, vrijeme i cijena događaja. Ako je događaj održan prije, obavijestite pastora o ishodu prikupljanja sredstava u prošlosti.
Otvorite drugi stavak opisujući potrebu koju će događaj ispuniti. Slijedite ovo s više opisnih informacija o tome zašto je ova potreba važna. Pobrinite se da je jasno zašto to zaslužuje pastorovo vrijeme i pozornost. Zahvalite svom pastoru što je odvojio vrijeme da pročita vaš zahtjev za prikupljanje sredstava.
Pišite pismo i pošaljite ga najmanje mjesec dana prije datuma događaja. Količina vremena treba biti dulja ako je riječ o zahtjevu za organizaciju događaja ili ako je pastor potreban da pomogne u događaju. U ovom konačnom slučaju trebalo bi dopustiti najmanje tri mjeseca umjesto mjesec dana. Sveobuhvatni format pisma trebao bi slijediti onaj formalnog poslovnog pisma.
