Memorandumi su standardni oblik poslovne korespondencije. Napisani su da budu informativni ili zahtijevaju radnju. Možete pisati interne ili vanjske dopise. Vanjski dopisi šalju se osobama izvan vaše organizacije. Primjerice, možete poslati savjetodavni dopis profesionalnim konzultantima koji traže prijedlog za određeni projekt. Možda tražite da konzultanti pošalju ponudu za projekt, vremenski okvir za dovršetak i neke uzorke rada kroz memorandum.
Napišite naslov za svoj memorandum. U zaglavlju se nalaze četiri retka, svaki s određenom oznakom: Za, Od, Datum i Predmet. Vaše ime i ime vaše tvrtke idu u prvi red. Drugi red sadrži imena svih profesionalnih savjetnika kojima šaljete dopis. Treći redak je datum kada ga namjeravate poslati, a četvrti redak treba objasniti temu dopisa u samo nekoliko riječi, kao što je "Zahtjev za izradu web-dizajna".
Objasnite svrhu svog savjetodavnog zapisa u prvom odlomku. Zapisi su općenito sažeti i do točke. Neka savjetnici znaju koju vrstu projekta trebate dovršiti i da tražite prijedloge od kvalificiranih stručnjaka.
Raspravite o pojedinostima svog projekta u sljedećih nekoliko paragrafa. Ti detalji mogu uključivati bilo koji proračun ili rok koji imate, do kojeg datuma želite primati prijedloge, što biste željeli uključiti u prijedloge i proces koji ćete koristiti za odabir konzultanta.
Navedite svoje podatke za kontakt na početku završnog stavka. Neka savjetnici saznaju koji je najbolji način kontaktiranja i kako želite primati podatke koje tražite, primjerice putem pošte ili e-pošte. Podsjetite konzultante na rok za odgovor. Ne zaboravite zahvaliti konzultantima na njihovom vremenu.
