Sve tvrtke koje zapošljavaju i održavaju zaposlenike trebaju održavati datoteku zaposlenika ili osoblja za svakog zaposlenika kojeg zaposle. Rukovoditelji za ljudske resurse moraju paziti da ne uključe osjetljive informacije u opću datoteku zaposlenika, kao što su medicinske, financijske, kaznene ili sigurnosne evidencije. Ove vrste informacija moraju biti pohranjene na sigurnom mjestu, u skladu s državnim i saveznim zakonom. Druge vrste neosjetljivih informacija trebaju se čuvati u posebnom dosjeu zaposlenika kako bi se omogućio pregled zaposlenika ili da bi se koristio kao dokaz u parničnom postupku.
Prethodne evidencije o zapošljavanju
Informacije o komunikacijama prije zapošljavanja, opisu radnog mjesta, kopijama inicijalne prijave za posao, životopisu, bilješkama s intervjua, ponudama za posao, svim potpisanim obrascima za potvrdu, kao što su čitanje i razumijevanje priručnika zaposlenika, trebaju se čuvati u dosjeu zaposlenika.
Plaće i porezne informacije
Ove vrste dokumenata uključuju evidencije o vremenskom listu, W-4 obrasce koje popunjava zaposlenik, evidenciju pohađanja, izravna ovlaštenja depozita, godišnje izjave W-2 i mandati za izdržavanje djece koji utječu na plaće zaposlenika.
Procjene uspješnosti, recenzije i incidenti
Ako vaša tvrtka provodi periodične preglede uspješnosti, kopija svakog pregleda o određenom zaposleniku treba biti smještena u osobni dosje zaposlenika. Osim toga, u dosjeu treba navesti sve incidente koji se tiču sporova s drugim zaposlenicima ili upravljanjem, problemima u ponašanju, obrascima odsutnosti, lošim radnim učinkom i pisanim upozorenjima.
Obuka i obrazovanje
Mnoge pozicije zahtijevaju preliminarnu i kontinuiranu obuku, obrazovanje ili certifikaciju. Poslodavci bi trebali voditi evidenciju o svim programima obuke koje zaposlenik završi. Ako je zaposleniku izdano uvjerenje o završetku za određeni predmet koji se odnosi na posao, kopija se mora čuvati u spisu.
Kontakti i pogodnosti za hitne slučajeve
Svi poslodavci trebaju voditi popis hitnih kontakata za svakog zaposlenika koji se vodi, bez obzira na to je li radna okolina opasna. Osim toga, sve koristi povezane s radnom pozicijom zaposlenika trebaju se zabilježiti. Naknade mogu uključivati plaćeni odmor, zdravstveno osiguranje, programe naknada za školarinu i druga pokrivenost.
