Središnje upravljanje gotovinom odnosi se na praksu bavljenja svim financijskim transakcijama s jednog mjesta, umjesto da se financijske transakcije ostavljaju u rukama pojedinih lokacija. Na primjer, vaša tvrtka može izabrati pokretanje svih financijskih transakcija iz glavnog ureda u Seattleu, umjesto da dopušta satelitskim uredima diljem zemlje da upravljaju financijama pojedinačno. Dok središnje upravljanje gotovinom pruža neke prednosti, kao što je poboljšani financijski nadzor, ono stvara i nedostatke.
Nekompatibilnost softvera tijekom proširenja
Iako su softverske tvrtke poduzele korake za poboljšanje komplikacija koje nastaju kada različiti programi pokušavaju međusobno razgovarati, problemi interoperabilnosti i dalje muče tvrtke. To se pitanje često pokazalo posebno problematičnim tijekom spajanja. Ako vaša tvrtka preuzme drugu tvrtku koja upravlja različitim računovodstvenim ili knjigovodstvenim softverom, implementacija centraliziranog upravljanja gotovinom u poslovnom okruženju često znači potpuno preispitivanje financijske IT infrastrukture druge tvrtke. Takvi remonti zahtijevaju vrijeme, rad i troškove.
Povećani utjecaj softverskih propusta
Pod pretpostavkom da ništa ne pođe po zlu s vašim sustavom upravljanja gotovinom, zaposlenici bi trebali primati svoju plaću kao sat. Nekoliko kompjuterskih sustava i programskih paketa ostaju bez problema tijekom svog životnog vijeka. Softverska ažuriranja, pa čak i neispravni firmware mogu srušiti programe, pojesti podatke i zamrznuti sustave. Osim toga, korisnička pogreška u upravljanju ili manipuliranju softverom za upravljanje gotovinom ili čak podacima može odgoditi plaćanja svakom zaposleniku i svim vašim dobavljačima. Upravljanje distribuiranim i papirnatim gotovim novcem također ima problema s pogreškama korisnika, ali problem ograničava na manju grupu ili jedinicu, a ne na cijelu organizaciju.
Prilagodbe za više vremenskih zona
Središnje upravljanje gotovinom stvara mogućnost problema s određivanjem vremena ako vaše poslovanje radi u više vremenskih zona ili na međunarodnoj razini. Pod pretpostavkom da vaše poduzeće isplati sve zaposlenike istog datuma, vaš sustav mora uzeti u obzir kada banke zaustavljaju obradu transakcija u svim relevantnim vremenskim zonama, te odgovaraju vremenima plaćanja za zaposlenike koji rade preko međunarodnog datuma. Umjesto slanja jedne masovne uplate, kao što biste to učinili ako bi svi zaposlenici živjeli lokalno, vaša tvrtka mora upravljati višestrukim masovnim plaćanjima u rasponu od nekoliko sati.
Druga razmatranja
Mnoga mala poduzeća podrazumijevano koriste središnje upravljanje gotovinom, jer poslovanje ima samo jedno mjesto. Ako se odlučite proširiti, ali ne i implementirati centralno upravljanje gotovinom u to vrijeme, možete postaviti svoju tvrtku za buduće promjene tako što ćete instalirati identičan softver na svim vašim lokacijama. To eliminira problem interoperabilnosti prije nego što započne i znači da možete po želji uvesti podatke s bilo koje lokacije vaše tvrtke. Održavanje raspodijeljenog sustava upravljanja gotovinom otežava rad vaših financijskih službenika, budući da oni moraju prikupiti i procijeniti financijske informacije iz svih izvora kako bi odredili financijski položaj vašeg poslovanja.
