Kada vodite sastanak kluba, istovremeno komunicirate sa svim članovima kluba, planirate buduće aktivnosti u klubu i donosite važne odluke. Da biste uspješno vodili sastanak, morate biti organizirani i imati plan. Voditelj sastanaka održava red tijekom sastanka, dok se bavi svim temama na dnevnom redu sastanka.
Pripremite unaprijed. Odlučite koji su vaši ciljevi za sastanak i formirajte specifičan plan djelovanja kako biste ispunili te ciljeve. Napravite popis tema koje ćete adresirati i napravite kopije tog popisa kako biste ga distribuirali članovima kluba.
Stvorite ugodnu atmosferu. Osvježite se prije sastanka i lagano svirajte dok članovi kluba ulaze u prostor za sastanke. To će stvoriti atmosferu koja potiče članove da se opuste i druže prije početka sastanka.
Počnite na vrijeme. Napravite najavu pet minuta prije nego što planirate započeti. Kao što članovi kluba pronalaze sjedenje, dijelite kopije dnevnog reda sastanka. To omogućuje članovima kluba da pregledaju dnevni red dok se pripremate za početak.
Uvesti nove članove kluba. Sesije ledolomaca najbolji su način za uvođenje novih članova. Recite im gdje su odrasli, gdje su išli u školu i zašto su se odlučili pridružiti vašem klubu.
Pregledajte minute s prethodnog sastanka. To podsjeća članove kluba na akcije koje su poduzete tijekom posljednjeg sastanka i daje novim članovima bolje razumijevanje trenutnih tema sastanka.
Ostanite na zadatku. Uvijek pratite dnevni red sastanka. Ako netko želi razgovarati o temi koja nije na vašem dnevnom redu, napišite temu na poseban list papira i riješite je tijekom sljedećeg sastanka.
Dopustite vrijeme za pitanja i odgovore. Članovi kluba vjerojatno će imati pitanja, stoga budite spremni odgovoriti na njih. Zamolite one s pitanjima da podignu ruku i pozovu svakog člana pojedinačno. Ovo je također dobro vrijeme za poticanje članova kluba da daju prijedloge za buduće sastanke.
Završite na vrijeme. Imati određeno vrijeme završetka pomaže održavanju moderatora na putu. Ako članovi kluba imaju dodatna pitanja ili nedoumice, pozovite ih da razgovaraju s vama nakon završetka sastanka.
