Reorganizacije mogu biti potrebne kako bi se odrazili promjenjivi poslovni modeli ili ekonomski uvjeti, ali oni mogu ometati osoblje i klijente bez pravilnog planiranja i izvršenja. Izrada strateškog plana za restrukturiranje odjela zahtijeva komunikaciju tijekom cijelog procesa. Kada se plan konačno otkrije, neki možda ne vole rezultate, ali nitko se ne bi trebao osjećati zaslijepljen njima.
Recite svom višem rukovodstvu da razmišljate o restrukturiranju odjela kako bi odražavao promjenjive tržišne uvjete. Formirajte grupu ključnih pojedinaca unutar tvrtke koja će služiti kao tim za analizu i planiranje kako bi razmislili o poslovnim potrebama koje okružuju odjel i kako bi to trebalo izgledati kada je restrukturiranje završeno.
Razgovarajte s ključnim kupcima i potrošačima proizvoda i usluga vašeg odjela kako biste saznali njihova očekivanja za vaš odjel. To mogu biti interni kupci, vanjski kupci ili oboje, ovisno o situaciji. Odredite koje probleme imaju s kvalitetom, brzinom i odazivom vašeg odjela.
Utvrdite razloge za restrukturiranje i kako će ta promjena pridonijeti povećanju vrijednosti odjela i poslovanja. Povežite ovo s misijom odjela i misijom tvrtke i izjavama o vrijednosti. Dok nastavljate s izradom plana, pobrinite se da promjene vode vaš odjel na tom putu.
Analizirajte trenutne procese vašeg odjela. Usporedite to sa svojom organizacijskom misijom i odvojenim temeljnim procesima od onih umnoženih na drugim mjestima unutar tvrtke ili koji su sekundarni u odnosu na ispunjavanje ciljeva odjela. Identificirajte razlike između stvarnog i željenog učinka. Odredite kako postojeća struktura omogućuje ili ometa uspješnost i zadovoljstvo kupaca.
Redizajniranje procesa kako bi se odredio najbolji put za stvaranje učinkovitije strukture odjela. Ove revizije trebale bi poboljšati zadovoljstvo kupaca i dionika i povećati učinkovitost. Smanjenje troškova također može biti dio tih ciljeva, ali razmotrite to u odnosu na redizajn procesa. Smanjenje radne snage koje smanjuje vašu sposobnost za provođenje potrebnih procesa neće pomoći vašem odjelu.
Odredite gdje je potrebno promijeniti organizacijsku strukturu. Možda će biti potrebno kreirati nova radna mjesta ili je potrebno da postojeće pozicije razjasne svoje uloge i očekivanja. Procijenite ima li vaše trenutno osoblje vještine i sposobnosti za ispunjavanje novih uloga i zahtjeva. Ako ne, morat ćete razviti plan obuke kako biste ih ubrzali ili napravili nova zaposlenja kako biste ispunili prekršaj.
Planirajte svoju strategiju provedbe. Razvijte vremenski okvir za instalaciju nove strukture. Razjasnite tko u novoj strukturi odjela ima moć odlučivanja. Napišite novu organizacijsku shemu i opise položaja kako biste osoblju objasnili njihova očekivanja. Ako vam je potrebno dodatno osoblje, upotrijebite te opise položaja kako biste vas vodili u pravom smjeru.
Uključite se s odjelom za ljudske resurse kako biste planirali tranziciju. Utvrdite postoje li pozicije na drugim mjestima u tvrtki za one koji su postali višak putem restrukturiranja odjela. Ako restrukturiranje rezultira otpuštanjem radnika, slijedite utvrđene postupke kako bi se osiguralo da se ne pojavljuju pristranosti u odlukama.
Komunicirajte sa zaposlenicima. Vaše će osoblje vjerojatno smatrati da je restrukturiranje sredstvo za smanjenje broja zaposlenih, tako da zaposlenici mogu biti skeptični glede restrukturiranja. Držeći ih u petlji, oboje smanjite utjecaj glasine i pružite im povjerenje da postoji plan koji je drugačiji od samo smanjenja broja zaposlenih u odjelu.
