Iz raznih razloga neki zaposlenici možda ne vole popunjavati vremenske tablice. Oni ga mogu smatrati zamorno i dugotrajno, ili u slučaju plaćenih ili izuzetih radnika, mogli bi ga smatrati nepotrebnim. Federalni zakon o radu zahtijeva od vas da pratite neiskorišteno vrijeme zaposlenika; ovo je odgovor na većinu radnika na satu. Pod uvjetom da održavate točne zapise, možete upotrijebiti bilo koji vremenski sustav koji želite. Postoje neke stvari koje možete učiniti kako biste osigurali usklađenost i dobili nevoljne zaposlenike kako bi pravilno ispunili svoje vremenske listove.
Uspostavite jednostavan sustav za mjerenje vremena koji se temelji na veličini vašeg platnog spiska. Na primjer, ako imate manje od 10 zaposlenika, možete kupiti standardne vremenske listove iz uredske opreme i zaposleni ih popuniti tjedno. Da biste povećali točnost, umjesto toga možete kupiti standardni punch clock i blank time kartice. Ako je vaš platni spisak znatan, razmislite o automatiziranom sustavu koji zahtijeva od zaposlenika da se uključe putem kartica za prste ili otiska prsta.
Uključite vremenske postupke u svoj priručnik za zaposlenike. To uključuje kada su rokovi dospjeli i kome ih treba dostaviti. Jasno navesti posljedice kršenja određenih pravila vremenskog rasporeda, kao što je raskid ugovora za krivotvorenje. Dajte svim zaposlenicima primjerak priručnika.
Stvorite kalendar plaća i distribuirajte ga svim zaposlenicima. To je korisno kada se promjene u plaćama, kao što su tijekom tjedna odmora. Kalendar prikazuje datum početka i završetka platnog razdoblja, datume podnošenja vremenskog rasporeda i odgovarajuće datume plaćanja tijekom cijele godine.
Odredite upravitelje i supervizore za obuku novih i postojećih zaposlenika o tome kako popuniti timesheets. Ako imate automatizirani sustav, ako je potrebno, zamolite dobavljača da pošalje nekoga da obučava upravitelje i nadzornike koji pak trebaju trenirati svoje zaposlenike.
Pojednostavite izračun vremenske tablice tako što ćete od zaposlenika zahtijevati da zaokruže gore i dolje do najbliže četvrt sata. Zaokružite vrijeme od jednog do sedam minuta dolje i vrijeme od osam do 14 minuta gore. Primjerice, ako zaposlenik stigne na posao u 8:11 sati, stavlja 8:15 sati na sat. Ako ona ode u 17:21, piše 17:15 sati. U mnogim slučajevima automatizirani sustavi za mjerenje vremena obavljaju zaokruživanje.
Ograničite unose vremena na samo ono što se računa. Primjerice, ograničite unos na redovne, prekovremene sate, odmor, bolesne i osobne sate i plaćene stanke. Zahtijevati da fiksni radnici plaćaju samo vremenske tablice, ako je potrebno.
Objasnite zaposlenicima što je u njima za njih. Na primjer, recimo da pravilan završetak ubrzava obradu plaća, osigurava pravovremene plaće, ubrzava ciklus naplate i povećava novčani tok. Neka upravitelji ili nadzornici priopćavaju prednosti svojim podređenima.
Potaknite politiku otvorenih vrata kako bi zaposlenici mogli pristupiti svojim nadređenima kada imaju pitanja vezana uz vremenski raspored.
Suzdržite se od korištenja kaznenog sustava kako biste zaposlenike na odgovarajući način ispunili. Na primjer, uskraćivanje plaća dok zaposlenici ne dostave svoje vremensko razdoblje mogu biti zabranjeni državnim zakonom i mogu stvoriti okruženje nepovjerenja između menadžera i zaposlenika.
Savjet
-
Prije primjene pravila vremenskog praćenja, obratite se državnom odjelu rada za primjenjiva pravila. Na primjer, država bi mogla imati posebne propise za zaokruživanje, vođenje evidencije i korištenje biometrijskih vremenskih satova.
