In-time inventar, ili JIT, je proces osmišljen kako bi se smanjila poslovna ulaganja u inventar, čime se oslobađaju sredstva za ulaganje u druge dijelove tvrtke, kao što je rad ili infrastruktura. Tvrtke nose smanjene količine sirovina, oslanjajući se na sofisticirani računovodstveni sustav koji predviđa buduće potrebe inventara i naručuje ih prije nego što je potrebno. Isporuke su manje, ali češće, stvarajući malu zalihu svježih zaliha. Cilj ovog sustava je da se komponente isporuče u objekt neposredno prije nego što budu potrebne, umjesto da se drži veliki inventar dijelova ili sastojaka na raspolaganju. S manje novca vezanog za materijale u skladišnim objektima, tvrtke su slobodne da se lakše poboljšaju ili prošire.
Postoje brojne prednosti i nedostaci sustava za inventarizaciju na vrijeme. Na plus strani, obrtni kapital nije vezan, postoji manja vjerojatnost da će zaliha postati zastarjela u skladištu i lakše je mijenjati narudžbe proizvodnje jer je tako malo proizvoda na raspolaganju da bi se prošlo. Međutim, nije sve pozitivno. Čak i uz značajne uštede po cijeloj ploči, može biti dovoljno nedostataka JIT-a da bi bilo koji vlasnik tvrtke ozbiljno pogledao proces.
Nedostaci zaliha samo u vremenu
U sustavima inventarizacije u trenutku, tvrtke naručuju najniži iznos zaliha do sljedećeg datuma isporuke. Restoran koji koristi ovaj sustav na dvotjednom rasporedu isporuke naručio bi samo dovoljno hrane da traje prosječno četiri dana poslovanja. Većina tih sustava temelji se na usporednim podacima iz prethodne godine i pretpostavljaju da će poslovanje ostati relativno statični iz godine u godinu. Ako glavni konkurent restorana odjednom prestane poslovati, može vidjeti nagli porast prihoda koji nije unaprijed planiran. Kao rezultat toga, na policama možda neće biti dovoljno hrane da traje tjedan dana. Pronalaženje alternativnih izvora za hitne zalihe hrane može biti nemoguće ili, u najboljem slučaju, vrlo skupo.
S druge strane, iznenadni i neočekivani pad poslovanja može značiti višak sastojaka na policama, koji bi se mogli pokvariti prije upotrebe. S automatiziranim sustavom, to može biti dva ili tri ciklusa inventara prije nego što vlasnik tvrtke može prilagoditi količinu proizvoda koji dolaze. To također postavlja problem za sljedeću godinu, budući da će sustav ponovno očekivati pad poslovanja i vjerojatno neće naručiti dovoljno sastojaka za tjedan dana.
Poteškoće s iznenađenjem Extra Business
Jedan od najvećih nedostataka u poslovanju upravo je nedostatak fleksibilnosti kada je u pitanju dobra sreća. U većini poduzeća, klijent koji dolazi i želi naručiti veliku količinu proizvoda je dobra stvar. Za T-shirt tvrtku s novim školskim računom, to može značiti da novi klijent čeka duže nego što želi samo da bi dobio potpunu narudžbu. Mala poduzeća ne mogu si priuštiti odbijanje vjetra, ali može biti gotovo nemoguće pronaći dovoljno sirovina u kratkom roku kako bi se pobrinuli za profitabilne nove kupce.
To se može riješiti na jedan od dva načina. U prvom slučaju, novi kupci mogu dobiti željenu narudžbu, ali će morati čekati mnogo duže kako bi je dobili zbog nedostatka inventara. Ovisno o određenoj vrsti košulje koju žele, može potrajati tjednima kako bi se pronašla dovoljno velika ponuda koja bi zadovoljila nove klijente. S druge strane, ako vlasnik trgovine majicama uspije pronaći spremnu zalihu osnovnih košulja koje će zadovoljiti kupca, vrlo je vjerojatno da će oni koštati više novca nego što će normalni dobavljač u trgovini naplatiti. Neočekivani kupac zapravo može završiti s troškom tvrtke tako što će smanjiti profitnu maržu na gotovo ništa.
Potrebno je više planiranja i obuke
Mnoge male tvrtke ručno naručuju inventar i materijale pomoću papira i olovke, barem na početku. Čak i oni dovoljno veliki da trebaju ili žele program za inventar računala to čine jednostavnim aplikacijama. U većini slučajeva, dovoljno je nekoliko puta mjesečno uzeti inventar, samo da biste pratili što će vam trebati. U tim slučajevima, inventar je jednostavan proces i lako se može podučiti svakom zaposleniku u kratkom vremenu.
S inventarnim sustavom JIT-a, cijeli proces inventure je složeniji. Zaposlenici moraju biti obučeni za vrlo detaljnu inventarizaciju. Točnost je ključna jer se cijeli sustav naručivanja tvrtke temelji na tim brojevima. Zaposlenici će morati naučiti koristiti složene računalne sustave, što može biti izazov za one koji nisu upoznati s računalima instaliranim u uredu. Kako biste mogli obučiti i zadržati zaposlenike koji mogu obavljati ove zadaće, možda ćete morati povećati troškove rada. Osim toga, morat ćete pronaći dobavljače koji su voljni surađivati s vama tako što ćete isporučivati zalihe više puta svaki tjedan bez dodavanja pretjeranih troškova isporuke za svaku narudžbu. Također je pametna praksa stvaranja odnosa s manjim dobavljačima za hitne zalihe u slučaju prekida procesa inventara / isporuke.
Čvrsti lanac opskrbe znači manje kontrole
Većina malih poduzetnika je ponosna na svoju sposobnost da se okrenu i brzo promijene stvari kada ekonomske sile oko njih to zahtijevaju. Sa samo-u-vrijeme sustava inventara, to je mnogo teže to učiniti. Pekara u susjedstvu općenito će znati kada će se dogoditi lokalne proslave i sukladno tome naručiti. Ali ako pekar sazna da novi planer vjenčanja traži hitnu opskrbu lijepim kolačićima, ona ima male šanse da se pojača i dopre do posla.
Čak i ako uspije nabaviti narudžbu za kolače, ako je pekarski dobavljač ukrasa od srebrenih kolača na zalihama, ima manje mogućnosti da ponudi potencijalnom novom kupcu. Bilo kakav poremećaj u opskrbnom lancu bilo gdje u sustavu će naposljetku utjecati na dno male tvrtke koja koristi ovaj sustav. S manjim brojem opcija koje mogu ponuditi korisnicima i manje mogućnosti za promjenu poslovnih planova u kratkom roku, inventar pravednog vremena može smanjiti mogućnosti koje bi inače mogle povećati broj malih poduzeća.
Problemi s prirodnim katastrofama
Tornadi, uragani, poplave i druge prirodne katastrofe mogu imati velik utjecaj na bilo koji posao, kao i građanski nemiri ili policijske akcije. Razlika sa sustavima inventarizacije u trenutku je da se učinak može osjetiti mnogo oštrije. Opasnost nije samo ono što se događa kada se hitne situacije pojave u blizini posla, nego i kada se dogode u drugim područjima gdje se dobavljač tvrtke događa.
Lokalni kafić koji koristi JIT naručivanje općenito će držati dovoljno graha za tri ili četiri dana prosječne prodaje. Mogu zaraditi dodatnu dnevnu zalihu, ali ne više od toga. Ako je njihov roaster, koji se nalazi u sljedećem stanju, pogođen tornadom ili vatrom, vlasnik kavane će imati malo vremena za borbu i pronalaženje novog dobavljača komercijalnog graha. Ako su njegovi kupci navikli na određenu mješavinu vlasničkih mješavina, on možda neće moći zadržati svoja vrata otvorena više od nekoliko dana prije nego što ponestane zaliha.
Potreba za većim ulaganjima u IT
Samo-u-vrijeme sustavi inventara su toliko složeni da ih je gotovo nemoguće iskoristiti bez računala i namjenskih programa. Tvrtkama će biti potrebno praćenje zaliha, stvaranje narudžbi, predviđanje prodaje i niz drugih programa kako bi ovaj sustav funkcionirao ispravno. To znači velika ulaganja u hardver i softver, kao i vrijeme za obuku rukovodstva i zaposlenika. Bit će dodatnih troškova rada, dodatnih nadzornih dužnosti i više vremena potrebnog za unos podataka.
Nakon što su svi ti sustavi instalirani i ljudi su obučeni, cijela tvrtka se sada oslanja na računalni sustav da radi besprijekorno. U većini slučajeva oni to čine, ali problemi se javljaju. To je razlog zašto IT odjeli postoje. Svako poslovanje s JIT sustavom mora imati odnos s IT stručnjakom koji je upoznat s instaliranim hardverom, kao i sa stručnjacima koji rade u JIT-u. Nijedna tvrtka ne može si priuštiti da sustav za inventar bude isključen danima, bez obzira na to radi li se o bugu u softveru ili grešci u računalu. Hitna popravka može biti skupa i možda neće biti dostupna čak i noću ili praznicima. Pametni vlasnici tvrtki stvaraju sigurnosni plan za hitne slučajeve, ali u najboljem slučaju oni su privremeni zastoji.
Potrebno oslanjanje na jednog dobavljača
Uspostava sustava JIT-a zahtijeva stvaranje odnosa s glavnim dobavljačima koji će isporučivati tjedne sirovine koje poslovne potrebe trebaju. Dok ove poslovne veze mogu biti korist za bilo koju tvrtku, tu su downsides na ovaj aranžman kao dobro.
Vlasnik pizzerije koja se oslanja na jednu tvrtku za opskrbu restorana ima prednost što zna koliko će platiti za pepperoni i brašno svaki tjedan, što olakšava kontrolu troškova hrane. S druge strane, ona je ograničena u svojoj sposobnosti da se osvrne na konkurente svog dobavljača da vidi kakve cijene nude za iste proizvode. Ako dobavljač u cijelom gradu nudi feferoni za pola cijene tog tjedna, ona ne može jednostavno staviti jednu narudžbu prije nego se vrati svom stalnom dobavljaču. Može mijenjati dobavljače, ali ne postoji način da se svaki tjedan jednostavno nađe oko najboljih cijena.
Isti se problem događa ako dobavljač odluči podići cijene. Vlasnik pizzerije je zaglavio plaćanjem viših cijena dok ne pronađe sličnog dobavljača koji nudi bolje cijene i koji je spreman raditi s njom na rasporedu naručivanja. Bilo kako bilo, JIT inventar ozbiljno smanjuje sposobnost vlasnika tvrtke da na vrijeme pronađe najbolju cijenu za sirovine.
Problemi s zadovoljstvom korisnika
Kada pravedni sustavi inventara rade, oni dobro rade. Međutim, kada se ti sustavi pokvare, tvrtke mogu patiti na više frontova. Nedostatak inventara znači gubitak posla, ali to je samo trenutni učinak. Nezadovoljni klijenti koji ne mogu dobiti ono što žele ili koji moraju čekati dulje nego obično kako bi ispunili svoje narudžbe, pravi su problem u današnjem poslovnom okruženju.
Internet ima ogroman utjecaj na gotovo svaku malu tvrtku, a nezadovoljni kupci imaju veću moć da povrijede poslovanje nego ikada prije. Web-lokacije za pregled, kao što su Yelp i Facebook, Twitter i druge web-lokacije društvenih medija, korisnicima daju glas koji nikada prije nisu imali. Jedan loš pregled, ako je napisan u zabavnom ili šokantnom stilu, može biti dovoljan da ozbiljno povrijedi bilo koju malu tvrtku danas. Virusne poslovne recenzije su stvar internetske legende, a neke se ponavljaju godinama. U dobi u kojoj svaki klijent ima moć da zatvori posao ako je dovoljno motiviran, vlasnici tvrtki idu iznad i dalje da bi bili sretni. Zadržavanje dovoljno zaliha na zalihama kako bi klijenti bili zadovoljni može biti veliki dio ove strategije.
