Organizacije koriste izvješća o zatečenom stanju kako bi objasnili napredak na određenim projektima ili poslovima nakon što je aktivnost počela. Komponente u početnom izvješću razlikuju se ovisno o vrsti projekta ili zadatka koji se ocjenjuje. Autori početnog izvješća biraju opće osnovne elemente koji su relevantni za uključivanje u dokument. To može uključivati uvod, odjeljak koji ažurira napredak, objašnjenje metodologije evaluacije, odjeljke o usklađenosti, financijske detalje i daljnje potrebe. Izvješće može završiti sa sažetom procjenom i relevantnim prilozima.
Predstavljanje projekta
Kao što ime implicira, izvješće "inception" opisuje napredak postignut tijekom pokretanja projekta. U uvodu se opisuje projekt i njegova svrha, a može sadržavati i svrhu početnog ispitivanja i kopiju postavljenih pitanja.
Metodologija
Izvješće treba objasniti metodologiju koju je koristilo. Trebao bi pružiti pojedinosti o pokazateljima koji se koriste za mjerenje uspjeha i kako će se koristiti podaci prikupljeni tijekom evaluacije. Ako se u evaluaciji postavljaju pitanja, uključite izvore podataka, kao što su projektni radnici, određeni dokumenti i zapisi.
Ažuriranje napretka
Odjeljak za ažuriranje napretka može slijediti objašnjenje metodologije. Ciljevi i aktivnosti koje se pridržavaju rasporeda i one koje su dovršene do datuma izvješća uključene su u ovaj odjeljak. Svako odstupanje ili izmjene iz rasporeda projekta također se uzimaju u obzir u odjeljku o ažuriranju napretka.
Pojedinosti o usklađenosti
Ako projektne aktivnosti moraju biti u skladu s propisima ili organizacijskim smjernicama, navedite pojedinosti o usklađenosti u zasebnom odjeljku. To uključuje sve primjenjive federalne, državne ili lokalne zahtjeve koje projekt mora ispuniti.
Financijski detalji i daljnje potrebe
Navedite pojedinosti o financijskom upravljanju projektom, uključujući i procjenu o tome hoće li projekt ostati unutar proračuna. Sljedeći odjeljak treba prikazati što voditelji projekata trebaju nastaviti i završiti projekt, kao što su materijali, oprema, zalihe, radna snaga i dodatna sredstva. Objasnite kako te potrebe utječu na budući rad na projektu.
Sažetak
Sažeta procjena projekta do sada može poslužiti kao sažetak u početnom izvješću. Zbroj može sadržavati preporuke za daljnji napredak.
Dodaci
Opis poslova koji se koriste u izvješću, koji se u tekstu izvješća općenito spominju kao opis poslova, detaljno su definirani u dodatku. Svi relevantni dokumenti koji se odnose na projekt uključeni su kao prilozi u početno izvješće.
