Da bismo definirali administraciju ugovora na najjednostavniji način, zadatak je osigurati da svaki izvođač ispunjava svoj posao prema uvjetima i odredbama koje su napisane u ugovoru. Imati nadzor nad ulovom odstupanja i neispunjenih uvjeta što se događaju znači da je vjerojatnije da će projekt ili osoba biti uspješni u izvršavanju ugovora kako bi ispravili probleme ili propuste dugo nakon toga, a ne ubrzo nakon što su se dogodili. Velike vještine administracije ugovora od neprocjenjive su vrijednosti u tvrtkama koje redovito zapošljavaju poduzetnike.
Što je ugovorni postupak?
U stvaranju ugovora započinje proces od sedam koraka. Svih sedam od ovih faza spada pod krovni ugovor za upravljanje ugovorom, a upravljanje ugovorom ne dođe do potpunog kuhanja do petog koraka. Voditelj ugovora može biti zaposlen da nadgleda ugovor, a njihova uloga započinje čim započne razgovor o ugovoru. Ali sa svim timom za nadzor ugovora, upravitelj i administrator mogu raditi u tandemu kroz svih sedam faza.
Prvi korak je znati što će biti cilj ugovora. Koji su rizici i očekivanja? Koje su potrebe i trajanje? Zašto je ugovor potreban?
Drugi korak je izrada ugovora. Pravni tim trebao bi biti uključen kako bi se osiguralo da ne ostane nejasnoća, jer nedostatak jasnoće može ostaviti ugovor ranjivim zbog neispunjavanja ili nedovoljne uspješnosti.
Treći korak je kada se dogode pregovori. Druga strana dobiva ugovor i iskorištava priliku da riješi sva pitanja koja mogu imati ili eliminirati sve što smatraju nerealnim ili nepoštenim. Da biste izbjegli teške pregovore o ugovoru, pametno je ugovoriti ugovor nakon neke komunikacije kako biste razumjeli očekivanja druge strane. Nakon što započnu pregovori i kada se dogodi razmjena podataka o tome, ona se naziva "redlining" i može se zakomplicirati ako tim nije na vrhu promjena. Korištenje softvera za upravljanje ugovorima može učiniti ovaj, kao i administrativni nadzor, mnogo lakšim procesom. Postoji nekoliko desetaka dobro preporučenih sustava za upravljanje koji mogu olakšati ugovor, ovisno o vašim potrebama.
Odobrenje dolazi u četvrtom koraku. Za veće tvrtke može postojati proces revizije ili sastanak odbora koji je potreban za prelazak na ugovor i dobivanje odobrenja. Softver za upravljanje može to pojednostaviti tako da oni koji imaju ovlaštenje da ga daju u realnom vremenu mogu odobriti.
Korak pet je sve o potpisivanju točkaste crte. Izvršenje ugovora znači dobivanje potpisa i konačnih sporazuma. Možda će vam biti potrebna upoznavanja i svjedoci. Pravno obvezujući elektronički potpisi su od pomoći ovdje kada stranke nisu u istom gradu ili zemlji. Administrator osigurava da su svi na rasporedu kako bi dovršili postupak izvršenja prije nego stignu rokovi za potpisivanje.
Nakon što je ugovor prihvaćen i proveden, mogu biti potrebne izmjene i dopune, budući da su projekti i zadaci u tijeku. Upravljanje njima može biti dio uloge administratora ugovora i može se pojednostaviti kroz programe upravljanja ugovorima. Praćenje promjena i izmjena šesta je faza ugovornog procesa.
Upravitelj ugovora sada je u središtu odgovornosti, budući da dolazi sedma faza procesa ugovaranja. Trebalo bi postojati prekretnica na putu da administrator prati napredak i uspjeh ugovorenih usluga. Redovne revizije znače hvatanje manjka ili iskorištavanje mogućnosti koje bi se mogle pojaviti usput. Trebale bi postojati podsjetnici i upozorenja postavljeni za stvari kao što su obnove i završetak faza, a one bi trebale biti priopćene svim rukovoditeljima više razine koji trebaju biti informirani o napretku ugovora. Administrator i voditelj ugovora moraju biti komunikativni i proaktivni kako bi izbjegli bilo kakve propuste ili završne datume bez prolaska.
Što su funkcije upravljanja ugovorom?
Ovaj posao ima mnogo više od onoga što se vidi. Da bi bili izvrsni u upravljanju ugovorima, to znači dobro raditi s rukovoditeljima i osobljem na svim razinama. Biti odličan komunikator može značiti pomoć u stvaranju učinkovitijih ugovora i zadovoljavanju potreba i želja svih. U tu svrhu, oni moraju biti ujednačeni kako unutar tvrtke tako i izvana. To može zahtijevati mogućnost rada s strankama na međunarodnoj razini i gotovo sigurno će zahtijevati rad s pravnim timovima i timovima za nabavu.
Pregovaračke vještine administratora ugovora neće biti diskutabilne. Iskoristit će pamet i uvid kako bi utvrdili cijene, uvjete ispunjenja i uvjete, dok će biti nadzornik dvorane koji osigurava da su svi zadovoljeni kako vrijeme napreduje. Također će biti sigurni analizatori rizika, koji će moći utvrditi jesu li izmjene ili dopune u suprotnosti s najboljim interesima njihove tvrtke.
Administratori ugovora moraju biti dobri u ne samo rješavanju sukoba, nego i otkrivanju prije nego što eskaliraju. To može značiti rad na stvaranju jasnog jezika i pravila koja bi se mogla primijeniti na buduće ugovore, ili čak na postojeće, za rješavanje ili izbjegavanje problema.
Potrebno je izvještavanje o napretku menadžmentu i drugim važnim igračima, čak i ako stvari idu glatko, jer mnogi drugi aspekti poslovanja mogu biti pogođeni bilo kakvim uspjehom ili štucanjem u ugovoru.
Naposljetku, nadzirat će novčani tijek kako bi osigurali da se isplate i druge ugovorne isplate izvrše na odgovarajući način i prema rasporedu te da ih primi odgovarajuća strana.
Karijere u upravljanju ugovorima
Administracija ugovora raste, a Zavod za statistiku rada predlaže mogućnost zapošljavanja za 10 posto između 2016. i 2026. godine, što je veća putanja rasta od većine karijera. S obzirom na to koliko se vozi na uspjehu ugovora, to je posao koji zahtijeva visoko obrazovanje, s minimalnim stupnjem prvostupnika zajedno s velikim brojem iskustva vezanih uz ugovor na radnom mjestu ili magisterija iz poslovne administracije s povezanim stupnjevima u računovodstvu, ekonomiji i matematici. Pravni stupnjevi su također često prikladni za ovu karijeru.
Industrije koje zahtijevaju administratore ugovora su raširene. Izgradnja je veliko područje za upravljanje ugovorima i administraciju, a podnositelji zahtjeva mogu imati koristi od inženjerstva ili arhitektonskog obrazovanja uz poslovni stupanj. Sport je divovska podjela za administraciju ugovora, a svatko od dobavljača hrane do igrača mora biti pod ugovorom. Bilo koja vrsta proizvodne ili inženjerske tvrtke trebat će stalnu ruku s ugovorima. Obrazovne ustanove, kao što su fakulteti i škole, stalno se bave ugovorima svih vrsta, kao i sve vrste državnih poduzeća. Stručnjaci za ljudske resurse redovito se bave i administracijom i upravljanjem ugovorima.
Vještine Svaki Administrator ugovora treba
Može postojati pravni tim koji sudjeluje u izradi ugovora, ali posao administratora je pružanje podrške svim razinama procesa ugovaranja. Kao rezultat toga, oni moraju imati iznimne vještine pisanog i usmenog jezika. Stvarnost ugovora je da čak i zagubljeni zarez može dramatično promijeniti značenje crte, što bi moglo donijeti ozbiljan udarac. To znači da njihove vještine čitanja moraju biti vrhunske.
Nadziranje administratora imat će koristi od brižljivog rada s detaljima - oni su tip osobe koja vjerojatno primijeti pogrešno napisane menije restorana. Oni također primjećuju kvalitetu rada i mogu lako uočiti nedosljednosti.
Administrator ugovora mora imati obje dokazane voditeljske vještine, ali i biti sposoban biti solidan timski igrač. Te timske sposobnosti i tendencije upravljanja dobro će im poslužiti kada dođe vrijeme za izradu izvješća, pregovaranje između stranaka i odjela i dovršetak nadgledanja izvršenja ugovora.
Ako su to vještine koje posjedujete i volite ideju izazovne karijere u rastućem području, administracija ugovora može biti karijera za vas.
Zavod za statistiku rada uključuje administratore ugovora pod upravom upravnih službi i navodi da je srednji dohodak u ovim administrativnim ulogama za 2017. godinu bio 94.020 dolara.
