Kada radite u uredskom okruženju, dijeljenje i posuđivanje zaliha drugima je česta pojava. Loša strana ovoga je da ponekad ljudi mogu zanemariti povrat posuđenih uredskih potrepština. Najprofesionalniji način rješavanja ovog problema je pismo, poslano putem e-pošte. Jednostavno je pisati, a ako se radi na ispravan način, osigurava da se oprema vrati i nikakvi odnosi nisu zategnuti.
Započnite e-poštu tako da napišete "Pozdrav", a zatim ime osobe, ako je ona osoba koju poznajete prilično dobro. Ako je netko s kim niste dobro upoznati, ili ako je viši autoritet, započnite s riječju "Draga", a zatim s imenom.
Dupli razmak iz vašeg uvoda i započnite odlomak tijela. Navedite da samo šaljete prijateljski podsjetnik, kao što razumijete kako se stvari mogu zaboraviti kada postane zauzet oko ureda. Važno je održavati prijateljski i razumljivi ton, kako se ne bi ljutio primatelj - izazivanje napetosti i daljnje odgađanje povrata vaših zaliha.
Uvlačite se i navedite da ćete trebati povrat uredskog materijala za nadolazeći projekt. Navedite posuđene posebne zalihe, kao podsjetnik njima, i datum na koji ćete ih trebati.
Uvuci i slijedi paragrafe s prijateljskom završnom izjavom poput "Nadam se da je sve u redu" da završim sretnom notom.
Napišite, "Hvala vam" i potpišite svoje ime na dnu prije slanja e-pošte.
