Putovanje na zabavni sajam može biti popularan i ugodan način za prikupljanje sredstava za vašu organizaciju, ali zahtijeva puno posla kako bi bio uspješan. Školske, crkvene i društvene sajmove obično organiziraju volonteri. Držati ih usredotočenim i na zadatku povremeno su poput uzgoja mačaka. Započnite najmanje šest mjeseci prije planiranog događaja, dodijelite odgovornosti ključnim volonterima, odredite igre, aktivnosti i potrebe za hranom te u skladu s tim isplanirajte svoj proračun.
Sajamska logistika
Najveći izazovi u planiranju zabavnog sajma su odabir mjesta i utvrđivanje proračuna i financijskih ciljeva. Ako planirate školski sajam, vjerojatne su opcije teretana, kafeterija i igrališta, a često se ne troši ništa. Održati crkveni sajam u dvorani ili parkiralištu; međutim, male crkve možda će trebati rezervirati prostor u društvenom centru ili lokalnom parku. Osigurajte da je lokacija koju ste odabrali pristupačna i sigurna te da možete primiti vožnje i aktivnosti koje planirate. Provjerite postoji li dovoljan pristup izvorima energije, kuhinjskim uređajima, kupaonicama i parkiralištu. Odredite što, ako je potrebno, sigurnosne mjere su potrebne i dobiti sve potrebne dozvole.
Vožnje i igre
Zabavni fokus vašeg sajma je vožnja i igre. Ako ih iznajmljujete iz karnevalske tvrtke, provjerite podatke o sigurnosti i pozadini njihovog osoblja. Za školski sajam zabave, možete organizirati ili izgraditi vlastite igre, posebno za djecu osnovne dobi, iako možda želite iznajmiti odskočnu kuću ili zakucati spremnik. Postavite ribnjak za patke; objesiti zavjese za ribolov nagrada; napraviti bacanje vrećice za grah; koristite teretanu za natjecanja u slobodnom bacanju za košarku, rupu za putt-putt golf, kuglanje za bocu s pop-bocama i šetnju s tortom i tablice za aktivnosti poput povlačenja lizalice. Napravite plakate koji oglašavaju svaku aktivnost i pružite male nagrade za sudionike.
Hrana i sadržaji
Hrana je još jedna atrakcija na većini zabavnih sajmova. Možete unajmiti prodavače da pripreme i prodaju hranu, kupuju pripremljenu hranu od lokalnih restorana ili kupuju hranu koju će kuhati i prodavati pošteni volonteri, ovisno o dostupnom proračunu i ciljevima organizacije za prikupljanje sredstava. Ponudite razne lokalne favorite, fokusirajući se na predmete koji se relativno brzo i jednostavno pripremaju. Obično su popularna jela koja se mogu jesti dok lutaju okolo. Hot dogovi, oblozi, burgeri, girosi i sendviči su glavna hrana za jelo, zajedno s kokicama, čipsom, pečenim proizvodima i sladoledom ili snijegom. Trebat će vam velike količine jednokratnih tanjura, šalica, salveta i pribora za jelo, zajedno s velikim brojem kanti za smeće i košuljice.
Priprema, osoblje i cijene
Vodeći do sajma, dodijelite volontere kako bi oglašavali sajam, dobili sponzore i donacije, stekli dozvole i radili s dobavljačima. Za pošten dan, budite sigurni da imate dovoljno ljudi za svaku aktivnost i instalaciju, uključujući kiosk s hranom i kiosk za prodaju karata. Dodijelite i postavite smjene za svaki štand, uključujući i dovoljno volontera koji će vam pomoći oko postavljanja i čišćenja. Prije sajma, blagajnik organizacije radi s volonterima kako bi utvrdio cijene, koje bi trebalo istaknuti na mjestu događaja. Cijene mogu biti određen broj ulaznica po vožnji ili aktivnosti, ili skupa cijena narukvice dobra za sve aktivnosti. Ova grupa također nadgleda prodaju karata i osigurava da se sva sredstva prikupljaju i obračunavaju.
