Obrada plaća je višedimenzionalni zadatak koji poslodavac mora obaviti. Poslodavac se mora pridržavati propisa o plaćama i radnom vremenu Ministarstva vanjskih poslova Sjedinjenih Američkih Država i propisa o porezu na plaću unutarnje porezne uprave. Osim toga, ona mora ispuniti svoje državne zahtjeve za plaće. Imati kontrolni popis za obradu plaća pomaže osigurati usklađenost.
Obrada plaće
Kontrolni popis treba uključivati zadaće obrade plaća za svako plaćeno razdoblje. To uključuje sve korake potrebne za obradu plaća od početka do kraja. Ako postoji više razdoblja plaćanja, kao što su dvotjednici i polumjeseci, pripremite odvojene popise za svaki ciklus plaćanja kako biste izbjegli zabunu. Na primjer, ako su svi radnici po satu plaćeni dvotjedno, a svi zaposlenici koji primaju plaću isplaćuju se polumjesečno, bit će potrebni posebni popisi za provjeru, budući da se obje platne grupe obrađuju drugačije.
Kontrolni popis za obradu plaća može uključivati korake za potvrđivanje podnesaka o vremenskoj kartici, računanje vremenske kartice i unos sati plaća u sustav. Trebao bi uključivati korak da se osigura da radnici koji primaju plaću primaju redovnu plaću za plaćeni period. Osim toga, trebala bi uključivati i izmjene podataka o plaći zaposlenika, kao što su izmjene adresa i odbitaka, usklađivanja plaća, kao što su povećanje plaća i provjera poništenja te nova obrada najma i prestanka radnog odnosa. Također može uključivati obradu dodatne naknade, kao što su prekovremeni rad, otpremnine, bonusi i provizije.
Obrada odbitaka
Odbitci za plaće uključuju zakonske / nenamjerne odbitke. Ovo posljednje znači da je odbitak pravno obvezujući. Zakonski odbici uključuju savezni porez na dohodak, porez na socijalnu sigurnost i porez na Medicare, au većini slučajeva porez na dohodak države. Poslodavac je odgovoran za zadržavanje tih poreza iz plaća zaposlenika. Nadalje, odgovoran je za svoj dio poreza na plaće. Kontrolni popis treba sadržavati potrebne zakonske odbitke. Zakonski odbici također uključuju nagrade za plaće i naloge za zadržavanje djece. Uključite ih na popis za provjeru, ako je primjenjivo.
Dobrovoljni odbitci su oni koje tvrtka nudi, kao što su mirovine i zdravstvene beneficije, životno i invalidsko osiguranje, dobrotvorni prilozi, parkirališne pristojbe, sindikalne pristojbe i otplata kredita. Kontrolni popis ne mora sadržavati popis svake vrste dobrovoljnog odbitka, ali treba uključivati provjeru dobrovoljnih odbitaka. Nakon što se predstavnik plaće upozna s platnim listom, lako je znati koji odbici utječu na zaposlenike.
Generiranje plaćanja
Kontrolni popis treba imati korake za ispis plaća i isplata i generiranje datoteke izravnog depozita. Uključite korak za ispis izvješća o prethodnoj obradi, koji omogućuje predstavniku obračuna plaća dvostruku provjeru - i ako je potrebno, prilagodbu - platnog spiska prije ispisa plaća i prije generiranja datoteke izravnog depozita. Osim toga, ako se plaće prosljeđuju određenom pojedincu nakon obrade obračuna plaće, to označite na kontrolnom popisu.
Naknadna obrada
Nakon obrade platnog spiska, potrebno je dostaviti relevantne podatke kako bi se osigurala usklađenost s evidencijom. Kontrolni popis treba navesti različite izvještaje o plaćama koje se moraju podnijeti. Osim toga, trebalo bi uključiti i potrebna izvješća za povezane odjele, kao što su računovodstvo ili financije i ljudski resursi. Ako je potrebna daljnja interakcija s tim ili drugim odjelima, uključite je na kontrolni popis. Na primjer, ako vanjska porezna tvrtka obrađuje porez na plaću tvrtke, popis za provjeru treba uključivati kako proslijediti porezne podatke poreznom društvu.
