Predstavljanje licem u lice je jednostavno, jer postoji ustaljena konvencija koju treba slijediti. Nepromjenjivo ćete se rukovati sa svojim novim poznanikom i reći joj svoje ime. Dostupnost putem e-pošte je teža. Koji je prikladan pozdrav? Koliko trebate biti formalni? Kao i kod bilo koje poslovne komunikacije, postoje određena pravila koja trebate slijediti kako bi vaša poruka bila profesionalna.
Obrtajte uvjerljivu liniju predmeta
Budući da se vaša poruka možda natječe s 500 drugih u pristigloj pošti primatelja, morat ćete izraditi temu predmeta koja će potaknuti primatelja da otvori vašu e-poštu. Spomenuti ovdje je netko vas je uputio - "Jennifer Williams predložio da sam vas kontaktirati" - budući da bi poznavanje moglo potaknuti vaše izglede da kliknu. Ili možete spomenuti svrhu e-pošte. "Upit o ugostiteljskim uslugama" treba primamiti primatelja da klikne. Držite liniju predmeta ispod 30 znakova tako da je čitljiva na pametnom telefonu.
Upotrijebite službenu čestitku
E-pošta je prepoznata kao manje formalna metoda komunikacije od poslovnih pisama i možda ćete biti u iskušenju da se neformalno obratite primatelju, na primjer, "Zdravo David". To je u redu ako poznajete osobu ili radi u neformalnoj industriji, ali nije prikladno ako nekome šaljete e-poštu u konzervativnoj industriji poput financija ili vlade. Ako ste u nedoumici, "Dragi gospodine Matterson," ili jednostavno "G. Matterson će dobro funkcionirati.
Predstavi se
Navedite svoje ime, naziv posla i druge detalje koji će biti relevantni za primatelja. To je vaša prilika da uspostavite ljudsku vezu s primateljem, na primjer, spominjući školu, radno mjesto ili industriju koju imate zajedničko. Na primjer, možete napisati: „Moje ime je Sonia Jindal. Ja sam kolega s UCLA-e koji radi u grafičkom dizajnu. “Spomenuti obostrano poznanstvo plus je jer primatelj može biti osjetljiviji ako vas je uputio netko koga poznaje i vjeruje.
Objasnite što želite
Objasnite zašto pišete. Držite poruku jasnom i konciznom kako biste izbjegli nesporazume. "Radim za tvrtku ABC, a rado bih vam ispričao o događaju koji pokrećemo" je bolji od "Uzbudljive vijesti o našem novom događaju!" Uključite jasan poziv na akciju tako da obavijestite primatelja o tome što želite Sljedeći. Da biste, na primjer, zakazali naknadni poziv, možete napisati: "Želio bih zakazati poziv kako bih dalje raspravio o tome, budući da postoji veliki potencijal za suradnju. Hoće li vam ponedjeljak popodne raditi?"
Završite zahvalnošću
Zahvalite primatelju na vremenu i pozornosti. E-poruke koje završavaju zahvalnošću primaju 36% -tno povećanje prosječne stope odgovora. Dobre opcije uključuju “hvala unaprijed”, “hvala vam puno za vaše vrijeme”, ili jednostavno “hvala”. Odjavite se sa svojim imenom i kontaktnim podacima.
Ne zaboravite urediti
Prije slanja obavezno provjerite e-poštu. Imate samo jednu šansu da napravite prvi dojam, a pravopisne pogreške mogu vas učiniti neprofesionalnima. Provjerite je li vaša gramatika isto tako prepoznatljiva i koristite punu rečenicu i formalno pisanje, umjesto da koristite kratice i izraze koje možete koristiti s prijateljima, ali ne i sa šefom.
To može pomoći ispisati pismo i pročitati ga naglas i ako imate nekoga u blizini, zamolite prijatelja ili rođaka da pročita ono što ste napisali.
