Mala poduzeća i slobodnjaci s dobrom prodajom mogu biti profitabilni na papiru, ali se bore za plaćanje računa zbog lošeg novčanog toka. Slanje pravodobnih i razumljivih faktura za proizvode koje prodajete ili usluge koje pružate mogu vam pomoći da izbjegnete nedostatak novca. Koristeći standardne informacije pronađene na većini faktura, možete stvoriti vlastiti sustav koji vam pomaže da prikupite svoja potraživanja prije ili kasnije.
Navedite informacije za račun
Odlučite što želite staviti na dostavnicu. Uobičajene informacije o dostavnici uključuju sljedeće:
- Ime i adresa tvrtke
- Datum transakcije
- Opis transakcije
- Jedinična cijena prodanog proizvoda
- Broj prodanih jedinica
- Ukupna cijena narudžbe
- Porez na promet
- Ime i adresa kupca
- Broj narudžbe (ako ga korisnik koristi)
- Kontakt s kupcem
- Uvjeti plaćanja
- Ponuda s popustom
- Načini plačanja
Opis stavki
Vaš opis transakcije opisuje što je klijent naručio u obliku rečenice ili izraza. Jedinična cijena je cijena po stavci koju prodajete. Vaši uvjeti plaćanja opisuju kada vam novac pripada, kao i sve kazne za zakašnjelo plaćanje. Mogućnosti plaćanja uključuju upute o tome kako vam klijent može platiti, kao što je ček plaćen na ime vaše tvrtke, PayPal adresu e-pošte ili obavijest da prihvaćate plaćanje kreditnom karticom putem telefona. Ako želite punu uplatu unutar određenog broja dana, kao što je 30 dana, uključite izraz "Neto 30 dana". Ako želite ponuditi popust na prijevremenu uplatu, uključite nešto poput: „3% popusta za plaćanje u roku od 10 tvrtki dana računa."
Generirajte broj fakture
Kada pozovete ljude koji vam duguju novac, osobito veće klijente i one koji s vama ponavljaju posao, često će vas pitati za broj računa o kojem zovete. Ako od kupca dobijete poziv u vezi s dostavnicom, možda ćete brže pronaći dokument ako imate fakture numerirane.
Sustav numeriranja za svoje fakture najlakše možete izraditi tako da pokrenete svaki broj dostavnice s datumom, a zatim uključite broj koji odgovara broju računa koje napišete tog dana. Na primjer, ako ćete napisati samo jednu fakturu 25. travnja 2015., broj vaše dostavnice bit će 42520151. Ako na taj dan napišete drugu fakturu, broj računa će biti 42520152. Ovaj sustav pomaže vam spriječiti slučajno korištenje iste na dva različita računa. Možete koristiti slovo umjesto broja da biste pratili datum i / ili pomoću crtice odvojili datum od posljednjeg broja ili slova. Na primjer, možete upotrijebiti 4252015-1 ili 4252015-A za prvu fakturu koju napišete 25. travnja 2015. godine.
Stvorite dostavnicu
Kada saznate koje podatke želite uključiti u dostavnicu i imate broj računa, izradite dokument. Na vrh stavite naziv svoje tvrtke i podatke za kontakt, a zatim i informacije o klijentu. Možda je najjednostavnije popisati podatke pomoću naslova, a zatim dvotočke, a zatim informacije. Na primjer, ugostitelj može postaviti račun za kolače s ovim informacijama:
Faktura #: 4252015-1 Naručena artikla: Cupcakes Jedinična cijena: $ 2.50 Ukupno jedinica: 144 Ukupna cijena: $ 360 Porez (pri 7%): $ 25.20 Ukupan iznos: $ 385.20
