Poslodavci često moraju donositi teške odluke kada zaposlenik zahtijeva slobodno vrijeme. Ponekad su datumi koje je zaposlenik tražio već poduzeti od strane drugog zaposlenika ili je zaposlenik već iskoristio svoj dopust. U ovakvim slučajevima često nemate izbora nego da odbijete zahtjev. Način na koji obavještavate zaposlenika o svojoj odluci je presudan jer će zaposlenik vjerojatno biti razočaran ili frustriran zbog poricanja. Vaše pismo mora biti kratko, ali ipak mora sadržavati taktično objašnjenje.
Na lijevoj strani stranice upišite ime zaposlenika i, ako je moguće, broj zaposlenika. Stavite datum pod nazivom.
Recite zaposleniku da ste odbili njezin zahtjev za slobodno vrijeme u prvoj rečenici. Navedite kratko objašnjenje zašto ne možete dati slobodno vrijeme, kao što je to što imate kratkog osoblja ili imate važan sastanak ili rok tijekom tog vremena. Budite pošteni u svom rasuđivanju tako da se zaposlenik ne osjeća ugroženim poricanjem.
Navedite datum ili datume koji su prikladniji za zaposlenika da može poletjeti ako možete. Ako ne, jednostavno navedite da vam je žao.
Upišite svoje ime i položaj na dnu stranice. Potpišite ga i predajte zaposleniku.
