Iako zaposlenik može biti željan da brzo zamijeni svoju plaću, odjel za obračun plaća mora uravnotežiti tjeskobu zaposlenika s potrebom tvrtke da osigura da se ponovno izdavanje ispravno rješava. Morate biti suosjećajni prema zaposleniku, a istovremeno osigurati da izvorna provjera još nije unovčena.
Potražite detalje izgubljenog čeka u sustavu plaća. Osim imena primatelja, morate znati datum, broj i iznos čeka.
Obratite se svojoj banci kako biste potvrdili da ček nije unovčen.
Zatražite od svoje banke da obustavi plaćanje na čeku. Zahtjevi za zaustavljanjem plaćanja obično ne stupaju na snagu 24 sata nakon njihovog postavljanja, ali pravila mogu varirati ovisno o financijskoj instituciji. Stoga je dobro čekati najmanje 24 sata prije nego što zamijenite ček kako bi se osiguralo da je zaustavljeno plaćanje uspješno.
Pričekajte 24 sata i provjerite je li zaustavljeno plaćanje uspješno. Ako je bio uspješan, prijeđite na sljedeći korak.
Izdajte zamjensku provjeru zaposleniku. Morate dovršiti ovaj proces putem sustava za obračun plaća tako da je zamjenski ček zabilježen i uključen u obrazac zaposlenika W-2. Zamjenska provjera mora imati istu zaradu, poreze, odbitke i neto plaću kao izvorni ček. Ako ne možete stvoriti zamjensku provjeru izravno u vašem platnom sustavu, svakako unesite detalje provjere u sustav.
Nabavite potrebne potpise na zamjenskoj provjeri. Svakako uključite popratnu dokumentaciju za osobu koja potpisuje ček kako bi je pregledali.
Poništite izvornu provjeru u vašem platnom sustavu. Ovaj korak je ključan kako bi se osiguralo da se plaće i porezi ne računaju dvostruko u obrascu zaposlenika W-2, godišnjoj plaći i poreznoj prijavi te da se ček ukloni s nepodmirenog kontrolnog popisa.
Isporučite zamjensku provjeru zaposleniku.
Savjet
-
Zahtijevati od zaposlenika da potpiše izjavu kojom se navodi da je njezina plaća izgubljena i da se slaže da je ne uspije unovčiti ako pronađe ček. Ako imate mogućnost ponuditi izravne depozite ili platne kartice debitnim karticama svojim zaposlenicima, potaknite njihovo sudjelovanje kao način da se smanji broj izgubljenih provjera koje morate riješiti. Obratite se svojoj banci da biste utvrdili pravila za zaustavljanje plaćanja. Ako zaustavljeno plaćanje nije uspjelo, obavijestite zaposlenika i zatražite kopiju otkazanog čeka da biste utvrdili tko ga je unovčio. Ono što ćete učiniti sljedeće ovisit će o činjenicama i okolnostima u kojima je ček unovčen.
Upozorenje
Neke usluge provjere unovčenja gotovine će unovčiti ček na koji se stavlja zaustavna uplata. Ovisno o državnom zakonu, i dalje možete biti odgovorni za plaćanje na toj provjeri na službi za blagajnik čekova.
