Zahtjev za prijedloge je dokument koji izdaje tvrtka, neprofitna organizacija ili vladina agencija koja traži odgovore potencijalnih dobavljača na navedene zahtjeve. Dok se RFP-ovi razlikuju po veličini, opsegu i obliku, oni obično pokrivaju slične teme. RFP će obično obavijestiti dobavljače o subjektu sponzoru, što želi dobiti i odrediti uvjete i uvjete odabira. RFP obično traži od dobavljača da objasne zašto su kvalificirani odgovoriti, kako namjeravaju ostvariti ciljeve opisane u prijedlogu i cijenu koju očekuju da će biti plaćeni.
Opišite svrhu i opseg RFP-a, uključujući robu, proizvode ili usluge koje želite steći i kvalifikacije koje očekujete od prodavatelja. To će omogućiti dobavljačima da utvrde ispunjavaju li uvjete i žele li odgovoriti. Navodeći da vašoj tvrtki treba 10.000 plavih widgeta isporučenih za tri mjeseca, vaša organizacija traži lokaciju i opremu za pripremu i posluživanje 200 obroka dnevno za starije klijente, ili vaša agencija zahtijeva obuku za poboljšanje usluga korisnicima, možete spremiti svoje i vrijeme i trud prodavača.
Napišite opis svoje tvrtke, organizacije ili agencije koja potencijalnim dobavljačima pruža korisne podatke. Budući da će većina dobavljača koštati vremena i novca kako bi odgovorili na vaš RFP, to pomaže uspostavljanju budućeg radnog odnosa. Objasnite što namjeravate postići svojim proizvodom ili uslugom. Identificirajte ljude kojima bi trebali usmjeriti svoja pitanja i korespondenciju.
Navedite opseg posla u svim detaljima tako da dobavljači mogu napraviti točne projekcije rada, materijala i drugih troškova.Navedite predviđene datume završetka kako bi mogli razviti realnu vremensku traku. Opišite uvjete koje očekujete od njih, kao što su radni, ekološki i sigurnosni standardi. Navedite standarde izvedbe koje trebate i kako očekujete da ćete pratiti i vrednovati njihove napore.
Navedite planove, izvješća, proizvode, usluge i materijale za koje očekujete da će ih isporučiti i kada želite da ih svaki završi. Prodavatelji mogu imati okolnosti koje ih sprječavaju da isporuče ono što zatražite kada to očekujete. Razlike između vaših očekivanja i dobavljača vjerojatno će biti predmet rasprave tijekom pregovora o ugovoru. Neki RFP-ovi uključuju odjeljak sa standardnim stavkama predloženog ugovora, kao što su odredbe o otkazivanju i ugovori o povjerljivosti
Uključite u svoj RFP kriterij koji ćete koristiti za procjenu primljenih odgovora i način i vrijeme dodjele nagrade najpovoljnijem ponuđaču. To je važno kako bi se izbjegla tvrdnja o favoriziranju ili drugim nepoštenim praksama. Mnogi RFP-ovi koriste sustav bodovanja, dodjeljujući bodove za stavke kao što su troškovi, opseg posla, kvalifikacije i osoblje.
