Zapisi trebaju prenijeti informacije na koncizan, svrsishodan način. Ovaj ne-glupi stil znači da čak i ako se znojite mogućnost pisanja jednog, trebali biste pronaći jednostavan, razuman format dobrodošao olakšanje od drugih, više radno intenzivnih pisanja projekata koje možete imati na vašem stolu.
Napišite naslov
Započnite vašu bilješku tako da napišete standardni naslov koji uključuje "Za:", "Od:", "Datum:" i "Predmet" na odvojenim linijama. Razmislite o liniji publike, shvaćajući da možda ne želite širiti svoj dopis cijeloj tvrtki, već samo nekoliko odjela. Perfunkcionalni naslov omogućuje čitateljima da ga brzo skeniraju i prikupljaju važne informacije od samog početka - od relevantnosti do teme.
Navedite svoju svrhu
Napišite kratki uvod koji jasno navodi, u najjednostavnijim mogućim terminima, vašu svrhu pisanja. Ubrizgajte neku osobnost, ako želite, ali i ovaj dodatak. Primjerice, ako objavljujete, možda ćete napisati: "Nakon posebno dugog i iscrpnog pretraživanja, sa zadovoljstvom mogu najaviti da je tvrtka ABC angažirala XYZ pisce kako bi vodila naše buduće marketinške napore."
Razradite s preciznošću
Posvetite tijelo svog dopisa - ne više od dva ili tri paragrafa - elaboriranju uvodne riječi. Predviđanje pitanja važno je; ne želite da vaš dopis generira više pitanja nego daje odgovore, ali dopis nije forum za iscrpno, 360-stupanjsko objavljivanje. Organizirajte najvažnije informacije - što će zaposlenici htjeti znati i što trebaju znati - na hijerarhijski način. Naposljetku, imajte na umu da memorandum rijetko služi kao “konačna riječ” na temu; u stvari, ponekad pokreće cijeli niz aktivnosti. Posljednji dio tijela podsjetnika posvetite “sljedećim koracima” ili “što će se sljedeće dogoditi.” Na primjer, u ovom slučaju možete podijeliti kada ćete upoznati skupinu pisaca sa svojim zaposlenicima.
Zatvori u stilu
Zatvorite bilješku na optimističnu notu, shvaćajući da šaljete implicitnu poruku za svoje zaposlenike. Moglo bi se, na primjer, reći: „Znam da se radujete, kao i ja, da se upustite u ovo uzbudljivo poglavlje u povijesti naše tvrtke. Unaprijed vam zahvaljujem na stalnom entuzijazmu i predanosti."
Pokažite na Prilozi
Uključite bilješku na samom dnu podsjetnika odgovarajuće privitke, kao što su dokumenti koje želite zaposleni pročitati ili nove postupke koje želite da slijede. Jednostavno napišite riječ "Priloženo:" i ukratko sažmite informacije. U ovom primjeru možda želite uključiti pregled prethodnih marketinških projekata grupe pisaca kako bi se vaši zaposlenici mogli upoznati sa stilom i postignućima grupe. Budite eksplicitni o tome gdje zaposlenici mogu pronaći te informacije. Primjerice, bez obzira postavljate li papirnatu kopiju podsjetnika na oglasnu ploču ili je šaljete na razini cijele tvrtke, budite sigurni da zaposlenici razumiju kako pristupiti privitku.
Savjet
-
Pročitajte svoj memorandum naglas dok pažljivo pregledavate i uređujete prije objavljivanja.
