Kada planirate sastanak u hotelu, morat ćete se pobrinuti da prodajni odjel pravilno unese potrebe vaše grupe kako ne biste bili preopterećeni. Vaš kontakt u hotelu stvorit će životopis grupe kako bi vaš sastanak podijelio s drugim odjelima i osigurao sve što vam je potrebno u hotelu. Rezime grupe je profil koji uključuje svrhu vaše organizacije za sastanak u hotelu, broj osoba koje pohađaju, broj soba za spavanje i potrebna parkirna mjesta, ugostiteljske i druge funkcionalne potrebe koje će hotel pružiti. Ovaj profil treba izraditi otprilike 14 dana prije Vašeg događaja, tako da vam vremenski raspored odgovara.
Napišite sve što vam je potrebno za sastanak i dostavite ga kontaktu za prodaju hotela kako biste bili sigurni da hotel ima resurse za vaše potrebe. Obroci, lagani obroci, parkirna mjesta, sobe za odmor i sobe za noćenje primjeri su stavki koje trebate podijeliti s prodajnim kontaktom. To će mu dati preliminarnu ideju za vašu viziju sastanka i ulogu hotela u tome da ona teče glatko. On može pružiti standardni obrazac koji ćete ispuniti da biste prikupili te podatke.
Napravite rokove za registraciju sastanaka sudionika s obzirom na vremensku crtu koju vaši prodajni kontakti u hotelu trebaju informirati osoblje o vašim potrebama susreta. Koristite poticaje za poticanje rane registracije, uključujući diskontirane pristojbe za registraciju ili povlastice za konferencije. Pobrinite se da sudionici znaju što je dostupno za korištenje u hotelu i razmislite o uključivanju dodatnih aktivnosti na obrascu. Spa tretmani, večere bez izleta i izletničke aktivnosti su predmeti koje možete uključiti ako hotel ima resurse za njihovo pružanje i ispunjavaju opseg vašeg sastanka.
Komunicirajte sa svojim prodajnim kontaktom nakon što nadmašite svoj krajnji datum kako biste bili sigurni da ima broj ljudi koji će sudjelovati i što će biti potrebno od hotela. Sve dodatne brojeve na komunikaciji koje primite možete temeljiti na potencijalnim sudionicima koji žele prisustvovati, ali o želji da se registriraju na licu mjesta i povijesnim brojevima za registraciju na licu mjesta.
Zatražite pregled svog životopisa grupe dva tjedna prije sastanka. Do tog trenutka, grupa će nastaviti raditi i bit će spremna za dijeljenje s ostatkom hotela. Želite se uvjeriti da brojevi i aktivnosti koje je ostvario kontakt za prodaju odgovaraju vašem broju i aktivnostima planiranim za sastanak. Postavite pitanja kako biste razumjeli svaku stavku retka koju pregledavate. Odmah donesite bilo kakve nepodudarnosti kontaktu prodavača.
Pregledajte dostavnicu iz hotela i uskladite je s informacijama koje ste pregledali u životopisu grupe i podacima o registraciji vaše organizacije nakon završetka sastanka. Provjerite netočnosti i prekomjerna naplata. Ako ih pronađete, obratite se prodajnom kontaktu i voditelju prodaje kako bi mogli biti ispravljeni u skladu s tim.
Savjet
-
Zatražite fizički primjerak životopisa grupe prije sastanka da biste ga zadržali u svojim zapisima. Pregledajte obrasce životopisa uzorka kako biste imali predodžbu o tome što će hotelski odjel za prodaju trebati unaprijed. Obavijestite što je prije moguće o svim većim promjenama koje će utjecati na vaše prisustvo na sastanku.
