Organizacije i tvrtke svih veličina mogu imati koristi od sustava telefonskog dnevnika za praćenje vitalnih telefonskih poziva i podataka za kontakt. Na primjer, stručnjaci kao što su odvjetnici i računovođe oslanjaju se na telefonske zapise kako bi vodili evidenciju klijenata i zabilježili iznos naplativog vremena provedenog na posluživanju svakog klijenta.
Metode osnovnih telefonskih zapisa
Upotrijebite telefonske zapise kako biste pratili dolazne i odlazne telefonske pozive. Bilježite podatke o klijentima, kao što su poslovni brojevi i brojevi mobitela, informacije e-pošte i web-mjesta. Za tradicionalne telefonske zapise podatke čuvajte tako da ih stavite na sigurno mjesto izvan javnog dohvata kada se ne koriste. Na elektroničkom sustavu poruke čuvajte sigurnim ograničavanjem izloženosti podacima i instaliranjem zaporke. Ako ured ima recepcionara, integrirajte telefonski dnevnik s njom kako bi se pozivi vraćali pravovremeno i učinkovito. Dajte joj pristup pristiglim poštanskim sandučićima korisnika kako bi mogli lako provjeriti poruke.
Napredne mogućnosti
Organizirajte daljinski i prosljeđivanje pristupa telefonskom zapisniku s vašeg mobilnog telefona ili računala. Integrirajte tekstualne poruke i e-poštu u sustav telefonskog dnevnika za veću fleksibilnost. Organizirajte telefonske poruke u osobne mape radi lakšeg pristupa. Postavite javne mape ako želite dijeliti podatke s ostatkom ureda. Postavite obavijesti kako biste primali poruke čim stignu. Postavite pozive koji nisu hitni u mapu radi najboljeg upravljanja vremenom. Uspostavite sustav za povrat svih telefonskih poziva u razumnom vremenskom razdoblju i postavite podsjetnike kako se ne bi zaboravio važan poziv. Za djelotvoran sustav sigurnosne kopije, organizirajte distribucijske grupe za primanje obavijesti.
Tradicionalni telefonski zapisi
Koristite tradicionalni sustav telefonskog zapisivanja tako što ćete zapisati podatke na podlogu osmišljenu kako bi pratili pozivatelje i njihove informacije. Neki telefonski logovi dolaze s ugljikom koji automatski stvara duplikat zapisa za pohranu. Prije elektroničkog doba, rukovoditelji, uredski radnici i pojedinci pratili su telefonske pozive upisujući imena, brojeve i druge informacije o pojedinačnim komadima papira ili jastučićima koji su namijenjeni za tu svrhu.
MyWorkTools
Razmislite o korištenju alata MyWorkTools, koji nudi Wordov predložak dokumenta kao telefonski zapis za dolazne i odlazne pozive. Alat se može koristiti kao sustav za upravljanje vremenom i mjerenje produktivnosti koji prati datum i vrijeme svakog telefonskog poziva, biranog broja i duljine poziva, kao i svrhu poziva. Alat može uštedjeti vrijeme jer eliminira potrebu da u prosjeku potrošite dva sata ili više da ručno napravite sličan telefonski dnevnik.
PhonePad Electronic System
Preuzmite besplatnu probnu verziju sustava PhonePad, koji koristi Windows aplikaciju za pohranjivanje svih informacija o telefonskim pozivima u jednu pristiglu poštu. Obojene ikone i kodiranje omogućuju prepoznavanje statusa trenutačnih poruka, a poruke su raspoređene tako da pokazuju jesu li nove, pročitane ili je potrebno praćenje. PhonePad izgleda kao papirići za intuitivno korisničko sučelje. Poruke su podržane oblikovanjem teksta u različitim fontovima, bojama, stilovima i veličinama. Moguće je istovremeno otvoriti više poruka, a podržane su i tekstualne poruke. Ugrađeni adresar pohranjuje prethodne podatke o pozivatelju.
PDA ili mobitel logove
Upotrijebite telefonski zapis dizajniran za vaš PDA ili mobilni telefon, kao što je PhoneLog 2.0, za uređaj PalmPilot mobilnog telefona. PhoneLog prati sve primljene telefonske poruke i ostavlja ih drugima. Osim toga, lako se može izraditi popis koji se može brzo pristupiti za povratne pozive. PhoneLog pruža potpuni zapis razgovora. Sustav je također prilagodljiv i može se jednostavno integrirati.
