Da biste organizirali uspješnu večeru za prikupljanje sredstava, morate dobro isplanirati i znati vašu donatorsku bazu i zajednicu u kojoj će na kraju donirati sredstva. Radiš dobru količinu rada ispred vremena može spasiti sve glavobolje. Bilo da ste koordinator događanja za neprofitnu organizaciju ili volonterka s oduševljenjem, postoji nekoliko koraka koje možete poduzeti kako biste pomogli povući profitabilan pothvat.
Odredite svoj proračun. Razumijevanje sredstava koja imate će odrediti kakvu večeru možete prikupiti. Jedna stvar o kojoj treba razmišljati kada faktoring u novcu je pitati ako fancy high-end (i high-cost) fundraiser će u konačnici imati koristi za organizaciju. Ponekad scrappy, grassroots afera može donijeti samo onoliko novca bez svih početnih troškova. Kreativnost je ključna.
Pitati za pomoć. Ovi događaji, čak i ako se na početku čine malim, imaju način da postanu veći nego što smo zamislili. Pokušajte sami ne raditi previše; zatražite od volontera pomoć u popisu gostiju, čišćenje, vožnju opreme ili ono što imate. Dobivanje drugih ljudi na brodu također omogućava ljudima da doprinesu stvarima u koje vjeruju.
Identificirajte mjesto što je prije moguće kako biste ga rezervirali. Gdje će se održati ova večera? Hoće li to biti mala afera koja se može održati u nečijem domu ili želite napraviti veći događaj? Pokušajte najprije pogledati jeftinije opcije prije nego što iznajmite dvoranu; možda imate filantropa u vašoj zajednici koji favorizira vašu stvar i koji bi bio spreman dopustiti vam da koristite njezin dom kao sredstvo darovanja. Također, pitajte nakon društvenih centara, crkava i osnovnih škola čije bi ustanove mogle biti dostupne za male ili nikakve troškove.
Odredite tko će pripremiti večeru i kako. Hoće li ovaj događaj biti profesionalno uslužen ili će ga organizirati članovi organizacije? Primjerice, večeru za prikupljanje sredstava mogu pripremiti djeca u osnovnoj školi. Grupa djece možda želi prikupiti novac za lokalnu zajednicu i mogu pomoći u stvaranju jednostavnog obroka koji sami kuhaju i služe.
Pozovite goste. Nabavite potpuni popis prošlih i sadašnjih donatora i distribuirajte pozivnice. Ako ste volonter i nemate neposredan pristup ovoj bazi podataka, nazovite dobrotvornu organizaciju i zatražite da razgovarate s direktorom ili predstavnikom medija kako biste dobili trenutni popis. Mnoge organizacije koriste e-mail i socijalne umrežavanje sučelja kako bi dobili riječ o svojim događajima. Time se štedi ogromna količina novca na papiru i poštanskim troškovima.
Odredite zabavu. Dobra je ideja imati nešto drugo osim večere da zabavite svoje donatore. Ako je ovo fundraiser za glazbenu ili plesnu školu, recital bi bio u redu. Omladinski sportski fundraiser može zatražiti od lokalnih navijačica da izvedu nekoliko rutina, ili možda pitaju djecu da pripreme kratku i zabavnu skitu o tome zašto trebaju novac da bi nastavili sa svojim aktivnostima. Prikazivanje kratkog filma o vašem uzroku također može biti snažan način za prikazivanje važnosti uzroka za vašu zajednicu.
Povremeno pratite prije događaja. Možda planirate ovaj događaj šest mjeseci niz cestu, pa je dobro da se s vremena na vrijeme prijavite kako biste bili sigurni da su stvari još uvijek u tijeku. To ne mora biti tjedni telefonski poziv ugostitelju, ali bi trebali barem nekoliko tjedana prije poziva obaviti sve detalje u posljednjem trenutku koji bi trebali biti dogovoreni.
