Zahtjev za podnošenje prijedloga (RFP) je najranija faza u procesu nabave ili proces dobivanja potrebne robe ili usluga. Zahtjev za prijedloge poziva potencijalne dobavljače da podnesu prijedlog za robu ili uslugu koju vaša tvrtka treba. Ovaj zahtjev za prijedloge čini sustavno i konkurentno stjecanje potrebne robe ili usluga i omogućuje Vašoj tvrtki da odabere najbolju opciju među kreativnim rješenjima više pružatelja.
Opis
Zahtjev za prijedloge nije samo zahtjev za procjenu cijene, nego je zahtjev za detaljnim izvješćem koje sadrži osnovne informacije o tvrtki i povijest, financijske podatke, tehničke sposobnosti, informacije o proizvodu i provjerene korisničke reference. Zahtjev za prijedloge obično uključuje detaljne opise predmeta, projekta ili usluge koje su zatražene kako bi dobili točne odgovore od pružatelja usluga. Obično zahtjev za prijedloge nije otvoren za javnost, već se šalje na prethodno odobreni popis potencijalnih pružatelja usluga.
Funkcija
Zahtjev za prijedloge služi za dobivanje potrebnih činjenica i brojki kako bi se osigurale čvrste poslovne odluke za složene projekte. Kroz proces RFP-a, tvrtke moraju konkurirati kako bi osigurale najbolji prijedlog za robu ili uslugu o kojoj se radi kako bi osvojili posao kupca. To omogućuje kupcu da ispita više opcija za najbolju kombinaciju kvalitete, uvjeta i usluge po najboljoj mogućoj cijeni. Zahtjev za prijedloge također se koristi za poticanje dobavljača da iznađu kreativna rješenja za poslovne probleme predstavljene u RFP-u. Budući da proces zahtjeva za prijedloge može biti dugačak i izvučen, treba ga koristiti samo kada je to potrebno za složene projekte.
Prednosti
Zahtjev za prijedloge čini vaš interes za nabavu poznat raznim pružateljima i potiče pružatelje da ponude svoj najbolji proizvod ili uslugu po najboljoj cijeni. Od samog početka potencijalni pružatelji usluga su svjesni da je proces odabira vrlo konkurentan. Postupak RFP-a zahtijeva od kupca da specificira što planira kupiti i dobavljače kako bi faktički odgovorili na zahtjev. Kroz strukturirani postupak procjene i odabira, tvrtke i organizacije mogu pokazati svoju objektivnost u procesu odabira.
Nedostaci
Proces RFP također ima svoje nedostatke. Budući da zahtjevi za prijedloge zahtijevaju mnogo truda od strane kupca i dobavljača, oni mogu biti vrlo dugotrajni. Vrijeme i trud potrebni za pripremu dokumenata i planiranje sastanaka mogu uzrokovati kašnjenja. Zbog vremena i poteškoća pri odgovaranju na zahtjev za prijedloge, neke tvrtke mogu odlučiti da ne sudjeluju. Definiranje što točno tvrtka želi kupiti može biti teško, a nejasni zahtjevi često rezultiraju nezadovoljavajućim prijedlozima potencijalnih dobavljača. Nadalje, prijedlozi mogu biti dugotrajni i teško ih je poduzeće za nabavu učinkovito procijeniti.
Ključni elementi
Dobro napisan zahtjev za prijedloge trebao bi uključivati nekoliko ključnih elemenata. Osim osnovnih elemenata, kao što su sažetak posla koji će se obavljati, opis traženih proizvoda ili usluga i detaljne poslovne zahtjeve, zahtjevi za prijedloge trebali bi uključivati i informacije za dobavljače o tome kako odgovoriti. Informacije za dobavljače trebaju biti uključene o tome kako pristupiti kupcu, postupak evaluacije koji će se koristiti, željeni format prijedloga, rok, kriteriji odabira koji će se koristiti, kontaktne informacije i planirani vremenski okvir za projekt.
