Postupci rezervacije usluga cateringa štite dobavljača i klijenta. Prodavatelji osiguravaju da će klijenti pratiti svoju predanost time što će klijent potvrditi datum, broj gostiju, izbornik i ostale specifičnosti događaja. Klijenti osiguravaju da je njihov datum banketa potvrđen ispunjavanjem rokova plaćanja i komuniciranjem njihovih dodatnih potreba za osoblje banketa.
Sastanak i pregled ugovora
Ugostiteljska usluga ima početni sastanak i pregled ugovora s potencijalnim kupcem kao dio procedura rezervacije. Prodajni predstavnik će pregledati odredbe i uvjete, kao i sve aspekte procesa rezervacije te raspraviti troškove. Potpisi od klijenata za rezervaciju su potrebni i svjedoci. Ugovor se daje klijentu, a kopiju zadržava prodavatelj.
Depozit
Depozit se obično zahtijeva prilikom naručivanja usluga cateringa.Od depozita se može tražiti datum i određeno mjesto održavanja; ovisno o dobavljaču, ovaj depozit može biti potreban čak i prije potpisivanja ugovora, a ugovor se može potpisati ubrzo nakon toga. Klijentu se dostavljaju kopije računa za izvršena plaćanja.
Naknade za otkazivanje
Depoziti se obično ne vraćaju, ali se mogu naplaćivati naknade za otkazivanje. Naknada za otkazivanje se naplaćuje ako se događaj odgodi. Druge politike i procedure rezervacije mogu se razviti za situacije u kojima klijent želi premjestiti, ali ne odgoditi datum. Naknada se može uplatiti za promjenu datuma. (ref 2)
Rok za hranu
Drugi postupak je postavljanje rokova za konačne narudžbe hrane. Iako ugovor i ostali postupci diktiraju troškove, depozite i zahtjeve za otkazom, uvijek je dio procesa određivanja roka kada se konačni broj potrebnih obroka i pića dostavi ugostiteljskom poduzeću. Vjenčanja, zabave, konvencije i sajmovi predaju svoje konačne brojeve tri dana prije velikih događaja; oni također pružaju ažuriranja o posebnim zahtjevima za obroke, kao što su obroci za osobe s dijabetesom, alergijama ili za djecu.
