Bilo da vodite galeriju ili prodajete vlastitu umjetnost, račun može biti vaša posljednja veza s kupcem. Odabir formata koji koordinira s vašim memorandumom i podržava Vašu marku pretvara vaše fakture u marketinške alate koji ostavljaju dobar dojam. Možete prilagoditi predloške koji se nalaze u obradi teksta i namjenski softver za fakturiranje ili izraditi vlastite. Međutim, vaš izgled trebao bi rezultirati čistim, lako čitljivim dokumentom koji zajedno grupira povezane informacije.
Napravite sustave numeriranja
Razvijte sustav numeriranja posla ili projekta kako biste organizirali informacije o klijentima, pratili troškove i identificirali rad poslane pisačima, okvirnim trgovinama i drugim dobavljačima u ime svojih klijenata. Kreativna javnost preporučuje sustav koji sadrži broj i kratak opis. Na primjer, 15-003-05-Ceramic-Smith, mogao bi biti treći projekt koji ste imali u svibnju 2015. za klijenta po imenu Smith. U okviru ovog sustava, u rujnu 2015. dodijelili biste 15-067-09-ArtFest 67. projektu.
Stvorite poseban sustav numeriranja za identifikaciju dostavnica. Brojevi faktura olakšavaju pripremu poreza na porez na kraju godine i praćenje plaćanja, a klijentskim računovodstvenim odjelima se traže referentni brojevi. Odaberite kombinaciju brojeva godina prema redoslijedu, kao što je predložio Smashing Magazine, kao što je 2015015 za 15. fakturu napisanu u 2015., ili referencu klijenta plus sekvencijski broj za tog klijenta, kao što je TA025, za 25. projekt Time Advertising s vama.
Dodijelite broj posla i broj računa za posao koji želite obračunati.
Pripremite naslov
Upišite riječ "INVOICE" na vrhu stranice ako je predložak već nema.
Grupirajte svoj logotip, naziv galerije / studija ili svoje ime i adresu, zajedno s ključnim kontaktnim podacima kao što su telefonski broj, adresa e-pošte i URL web-lokacije u jednom odjeljku.
Unesite podatke o klijentu, uključujući ime tvrtke, ime osobe koja je kupila posao, kao i njihovu adresu i telefonske brojeve.
Unesite pojedinosti o transakciji
Odvojite jedan odjeljak u gornjoj polovici stranice da biste zabilježili datum, broj računa, broj narudžbe kupca, ako je dostupan, i broj posla koji ste dodijelili djelu
Dodajte dospjeli iznos i uvjete plaćanja, kao što su "Plaćanje po primitku" ili "uokvireno platno isporučeno nakon primitka uplate", kada je isporuka uvjetovana naplativom iznosu.
Opišite prava koja klijent kupuje - za digitalne radove - kao što je "Jednokratna upotreba. Svi ispisi i ostala prava vraćaju se umjetniku nakon 30 dana". Umjetnička tvrtka Stropheus preporučuje da se zadrži pravo prvog odbijanja ako kupac želi prodati svoj posao.
Navedite svoj savezni EIN - identifikacijski broj poslodavca - ili broj vašeg socijalnog osiguranja kao galerije, muzeji i korporativni klijenti trebaju ove informacije za porezno izvješćivanje.
Navedite opcije plaćanja koje nudite, kao što su ček, PayPal, Trg ili kreditna kartica, te navedite sve pojedinosti o računu koje klijent mora platiti.
Popunite odjeljak za troškove
Započnite ovaj odjeljak s frazom kao što je "Usluge prikazane na sljedeći način:".
Opišite zadatak s dovoljno pojedinosti da će ga drugi kasnije razumjeti. Na primjer, umjesto "Training Art", napišite "10 crteža olovke i tinte za priručnik za utovarivač kotača."
Zabilježite strukturu naknade kao ravnu ili satnicu plus odgovarajući iznos u dolarima. Svakako uključite broj naplatnih sati prilikom određivanja cijene po satu. Dodajte ukupnu cijenu oglasa za ovaj odjeljak.
Navedite sve troškove za koje zatražite naknadu. Uključite dovoljno opisa kako bi klijent mogao uskladiti svaku stavku retka s potpornim potvrdama koje ste naveli. Dodajte ukupno za kategoriju troškova.
Navedite sve depozite ili predujmove koje je klijent dao.
Zabilježite ukupan iznos duga, umanjen za sva primljena plaćanja do danas. Sveučilište Kutztown u Pennsylvaniji preporučuje korištenje brojeva i riječi, kao što su "Ukupni iznos: 750 USD. Sedam stotina i pedeset dolara".
Slijedite savjete Freshbooks i dodajte "Hvala vam na poslovanju!" na dnu stranice kako biste povećali šanse za promptno plaćanje.
Savjet
-
Upotrebom broja koji nije 001 za vašu prvu fakturu podrazumijeva se da je vaša tvrtka više uspostavljena.
Zamolite klijente da vam plaćaju pod vašim imenom, osim ako imate račun poslovne provjere u nazivu tvrtke ili račun "Doing Business As" u svojoj banci kako biste izbjegli probleme s cash-cashom.
