Zaposlenici koji plaćaju odobrene poslovne troškove iz vlastitih sredstava mogu općenito očekivati naknadu od svojih poslodavaca. Kako bi se olakšala takva nadoknada i jamčilo da su troškovi točno knjiženi u poslovnoj knjizi tvrtke, od zaposlenika se očekuje da dostave detaljno izvješće o svim takvim troškovima.
Stavke koje su vam potrebne
-
Računalo
-
Računalni pisač
-
(izborno) Predložak izvješća o troškovima tvrtke
Ako vaša tvrtka nudi predložak izvješća o troškovima, pristupite mu i slijedite njegove upute.
Ako ne, skupite svoje račune i smjestite ih u kronološkom redoslijedu. Također navedite sve troškove za koje nemate račune, kao što su kilometraža automobila i incidentali poput novina i osvježenja kupljenih od automata za prodaju.
Ako izrađujete vlastito izvješće bez predloška tvrtke, upotrijebite proračunsku tablicu računala. Izradite predložak i kopirajte ga na novi radni list za svako novo izvješće koje pripremite. Svako zaglavlje lista treba sadržavati vaše ime, naziv i kod odjela te razdoblje koje pokriva izvješće. Ispod tih informacija, predložak bi trebao imati najmanje pet stupaca, naslovom Datum, primatelj, svrha ili opis i iznos. Ovisno o pravilima tvrtke, možda ćete morati dodati dodatne stupce za informacije kao što su kodovi obračuna, sudionici sastanka i tako dalje.
Navedite svoje troškove na vašem listu u datumskom nalogu pomoću računa i popisa kao izvora. Pripremite jedno izvješće po razdoblju - bilo tjedno, dvomjesečno, mjesečno ili na drugi način, obično određeno u politici vaše tvrtke. Ako imate više primki za jedan dan, pomaže ih grupirati prema vrsti troškova, kao što su troškovi obroka i troškovi parkiranja.
Ako primate paušalnu naknadu za bilo koju svrhu, unesite je u vlastiti redak na dnu izvješća, nakon primljenih troškova.
Ako vam se nadoknadi kilometraža koju stavite na svoje osobno vozilo, trebate voditi evidenciju o automobilima i prenositi kilometražu na izvješće o troškovima na dnevnoj ili tjednoj osnovi, u skladu s politikom tvrtke. Unesite kilometražu u vlastitom redu kao zasebnu stavku troškova. U stupac Opis primatelja upišite riječi "Osobna automatska kilometraža", stopa milja i po milji u stupcu Opis (tj. "275 milja na 58 centi / milju"), a iznos koji će se nadoknaditi u stupcu Iznos. Imajte na umu da svaki poslodavac ima vlastitu stopu nadoknade kilometraže.
Kada su svi troškovi uneseni, zbrojite ih kao posljednju stavku u stupcu iznosa. Ako ste primili novčani predujam za pokriće troškova, oduzmite taj iznos od ukupnih troškova. To je iznos koji će vam biti vraćen.
Različiti poslodavci imaju različite politike o podnošenju računa. Vaši mogu zahtijevati da pošaljete originalne račune ili da pošaljete skenirane dokumente ili fotokopije. Možda ćete ih trebati unakrsno prepoznati tako da je osobi koja upravlja vašim naknadama lakše uskladiti troškove s prijemom. Ako podnosite zahtjev za nadoknadu kilometraže, također trebate poslati kopiju automatskog dnevnika za to razdoblje.
Podnesite izvješće o troškovima u obliku i uz račune, u skladu s pravilima vašeg poslodavca. Pošaljite samo radni list s troškovima tekućeg tjedna, a ne cijelu datoteku proračunske tablice s praznim predloškom i više tjedana troškova.
Savjet
-
Kad god je to moguće, platite nadoknadive troškove kreditnom karticom koju koristite isključivo za takve troškove. To će vam pomoći da pratite poslovne troškove koji se mogu nadoknaditi i uskladite njihovo plaćanje.
Izbjegavajte miješanje poslovnih i osobnih troškova na istom računu.
Dvaput provjerite sva izvješća i usporedite primitke s troškovima u odnosu na iznose na koje se odnosi izvješće. Mnoge pogreške nastaju kada ljudi koji jure kroz zadatak prenesu pogrešan iznos od računa do izvješća o troškovima.
Uvijek provjerite sa svojim poslodavcem HR, platni spisak ili računovodstveni odjel za smjernice za točne troškove i na vrijeme.
Upozorenje
Nikad ne laži o troškovima. To je krađa od tvrtke i može rezultirati negativnim posljedicama kao što su prekid ili kazneni progon.
Provjerite kod svog poslodavca ograničenja u vezi s onim što vam se može nadoknaditi. Nije svaki obrok svibanj biti u mogućnosti biti expensed, a vi svibanj ne moći trošak stvari kao što su alkohol, kemijsko čišćenje ili sobar parking. Vaš poslodavac bi trebao imati smjernice o tome što se nadoknađuje.
Platite samo za vlastite odobrene poslovne troškove - ne plaćajte troškove drugih ljudi osim ako imate ovlaštenje za to. Također izbjegavajte plaćati troškove drugog zaposlenika koji će vam nadoknaditi troškove.
