Kada se projekt izgradnje stavi na natječaj, njegov vlasnik traži odgovornog, kvalificiranog izvođača radova koji će obaviti posao po razumnoj cijeni. Postupak licitacije osigurava da potencijalni ponuditelji rade na istim informacijama, što dovodi do mogućnosti uspoređivanja ne samo cijena, nego i temeljitosti ponude.
Šanse za uspješan ishod projekta uvelike se povećavaju kada vlasnik pripremi potpune, činjenične informacije za ponuditelje. Te se informacije nazivaju paket ponuda ili dokumenti licitacije. Ti dokumenti uključuju projektne planove, specifikacije, popise količina, podatke o rasporedu i podatke o bilo kojoj posebnoj opremi ili proizvodima koji će se koristiti. Uključene su i relevantne informacije o uvjetima na gradilištu. Kopija ugovora koji se treba potpisati često je dio paketa kako bi se tvrtkama koje su sudjelovale u natječaju omogućilo da ga pregledaju. Dokumenti ponude, uzeti zajedno, obično postaju dio ugovora uspješnog ponuditelja. Količine ponude i jedinične cijene kontroliraju koliko novca treba platiti tijekom trajanja projekta.
Javne ponude, ili one s agencijom ili državnim vlasnikom, slijede različita pravila od privatnih ponuda. Moraju se unaprijed oglašavati i omogućiti bilo kojem kvalificiranom izvođaču licitaciju ako to žele. Privatni vlasnici mogu se odlučiti da ograniče postupak na izvođače koje su odabrali kao ponuđače.
Kada ponuđači dobiju pakete ponuda, oni izoštravaju svoje olovke ili ispaljuju softver za procjenu, te utvrđuju materijalne troškove i raspoloživost, rad i opremu koja će biti potrebna, redoslijed rada i zahtjeve za raspoređivanje. Ponekad se pojave problemi koji razmatraju projekt. Primjer bi bio otkriće da važna komponenta ima dug rok za isporuku koji će biti u sukobu s željenim planom izgradnje vlasnika. Još jedno tipično pitanje događa se kada količine koje je dostavio vlasnik ne odgovaraju količinama koje ih je ponuditelj procijenio. Pitanja se rješavaju traženjem pojašnjenja od vlasnika. Odgovorni vlasnik će odgovoriti na ova pitanja i podijeliti nove ili ažurirane informacije sa svim ponuditeljima.
Posjete web-lokacijama često su organizirane tako da omogućavaju izvođačima da prepoznaju potencijalne probleme koji mogu biti skupi, kao što su problemi s pristupom ili sukobi s postojećim strukturama ili poboljšanjima.
Kada stigne datum ponude, državne agencije mogu ili ne mogu javno otvoriti ponude. Neke agencije ovjeravaju da se ponuda dodjeljuje najpovoljnijem ponuđaču. To je ponekad problematično jer je niski ponuđač možda pogriješio ili na drugi način pogrešno izračunao stvarni trošak projekta, što može dovesti do zakretanja uglova ili nekvalitetnog rada tijekom izgradnje. Privatni vlasnici obično nemaju javne natječaje. Oni imaju veliku diskreciju da koriste kriterije osim cijene za odabir izvođača. Jedan izvođač može imati višu cijenu, ali je možda identificirao učinkovitost raspoređivanja kako bi projekt bio brži online, na primjer.
Bez obzira koji se postupak slijedi, javan ili privatan, ponude se procjenjuju na potpunost. Primjerice, izvođač radova koji je isključio neke radove, može se smatrati "neodgovarajućom" i ta ponuda može biti odbijena. Informacije koje su zatražene, ali nisu dostavljene, možda u vezi osiguranja ili popisa prethodnih projekata, također mogu biti osnova za odbijanje ponude. Izvođači moraju paziti da uključe sve tražene dokumente.
Na kraju dobro vođenog postupka ponude ponude daju kriterijima za cilj, jabuke i jabuke vlasnika projekta da odaberu najboljeg izvođača radova.
