Zahtjev za ponudu (RFP) je dokument u kojem tražite ugovaratelje da ponude za posao koji želite obaviti. U njemu su navedeni detalji zadataka, tražene kvalifikacije, uvjeti ugovora, rok za podnošenje zahtjeva i upute o tome kako odgovoriti. Obično šaljete pismo namjere nekoliko tjedana prije stvarnog prijedloga odgovora RFP-u. To daje RFP izdavatelju ideju o tome koliko odgovora može očekivati. Iako možete pronaći kvalitetne RFP obrasce i predloške s pismima namjere online, pametno je najprije istražiti primjere kako trebate odgovoriti i što uključiti ili izostaviti.
Dešifriraj detalje
Prije odgovora na RFP, temeljito pročitajte. U konačnici, vaš prijedlog odgovora treba sadržavati pojedinosti o tome kako ćete proizvesti rezultate koji ispunjavaju zahtjeve. Budite oprezni ako zahtjevi RFP-a jasno ne navode željene funkcije ili su dvosmisleni na bilo koji način. Ne želite se naći u nedostatku ispunjavanja zahtjeva na kraju projekta. Potražite mjerne podatke koji određuju kako će se mjeriti vaša usklađenost. Procijenite kazne za nepoštivanje i izmjerite rizik. Razumjeti kako bi bilo koji ugovor koji bi bio rezultat dokumentiran, praćen i uspio provesti sporazum. Ako je izdavatelj otvoren za pitanja, kontaktirajte ih kako biste riješili sve što je nejasno. Tada možete s povjerenjem poslati svoje pismo namjere.
Osnovni primjer i pregled RFP pisma namjere
Nakon što se odlučite odgovoriti, odmah pošaljite RFP pismo namjere tvrtki koja izdaje RFP navodeći da planirate podnijeti prijedlog. To osigurava da ćete primati sva ažuriranja ili izmjene izvornog RFP-a. Ne odgovarajte rukom pisanim pismom ili koristite e-poštu, osim ako je to izričito navedeno. Započnite svoje pismo navodeći zašto ste zainteresirani. Potvrdite rok. Uključite svoje podatke za kontakt. Kao primjer tijela vašeg pisma, on može biti jednostavan kao:
"Željeli bismo ukazati na naše zanimanje za navedeni Zahtjev za ponudu (RFP) i biti obaviješteni o svim promjenama prije slanja na traženi datum."
Možete, naravno, uključiti više pojedinosti. Izbjegavajte postavljati pojašnjenja koja bi vašu namjeru mogla učiniti dvosmislenom.
Što je vrijeme za pregovaranje?
Pregovori o cijenama obično počinju kasnije, kao u početnoj fazi ponude, ako napravite uži izbor. Međutim, možete odabrati stavku ili dvije u pismu namjere, navodeći potrebe za financiranjem projekta. Ali budite svjesni da se isticanje financijskih pitanja prerano u procesu može odraziti na vaše šanse za sklapanje ugovora.
Pošaljite ga sigurno
Želite osigurati da vaše pismo stigne; pošaljite je ovjerenom poštom kako biste dobili potvrdu s dostavom. (Ova Poštanska služba SAD-a nudi ovu uslugu uz malu naknadu; za trenutačnu cijenu pogledajte njihovu web-lokaciju.) Također možete pratiti informacije o dostavi na mreži. Tada biste trebali biti spremni napisati svoj stvarni prijedlog za definiranje ugovornih prava i obveza.
