Faksovi su ključni dokumenti u mnogim industrijama jer pružaju pravnu faksimil potpisa. Na primjer, služe kao pravna dokumentacija u uvozno-izvoznoj industriji, gdje se stranke često nalaze udaljene tisuće kilometara. Negativno za faksove je to što se lako mogu izgubiti ili poslati na pogrešno mjesto, osim ako primateljima ne daju posebne upute. Ovo je mjesto gdje se pojavljuje naslovnica faksa. Pokrivni listovi za faks mogu varirati od rukom pisanih uputa na praznom listu papira do profesionalno oblikovanih obrazaca zajedno s logotipom tvrtke, prostorima za imena, brojeve telefona, kućice za osnovne podatke i mjesto za pisanje uputa. Izrada vlastite besplatne naslovnice za faks jednostavni je postupak.
Besplatni izvori privremenih faksova
Provjerite vaš softver za obradu teksta da biste vidjeli ima li besplatne predloške za naslovnice faksa, koje možete pronaći pretragom računala. Na primjer, Microsoft Word nudi predloške (pogledajte Resources). Microsoftovi predlošci, kada su otvoreni, mogu se spremiti na vaše računalo ako koristite Microsoft Word.
Napravite vlastiti naslovni naslov faksa pomoću programa za obradu teksta i slijedite osnovni format.
Napisite vlastiti naslovni naslov faksa ako nemate računalo u ruci. To će obaviti posao, ali nema profesionalnu privlačnost digitalnog dizajna.
Format naslovnice faksa
Riječ "Fax" ili "Fax Cover Cover Sheet" stavite velikim slovima na vrh lista. To ga identificira kao naslovnicu, odvojeno od dokumenta koji šaljete.
U ovom redoslijedu Justify ostavite sljedeće naslove, preskočite crtu između svake od njih: "Date:", "From:", "Sender's Phone:" i "Return Fax Number:". ako ga primatelj čeka. Oni također sadrže potrebne podatke za kontakt pošiljatelja.
Preskočite dva ili tri retka i nastavite s tim naslovima: "Za:", "Broj faksa" i "Broj telefona": Prepoznavanje primatelja osigurava da faks bude na pravom mjestu. Postavljanjem broja faksa primatelja olakšava se unos odgovarajućeg broja u faks uređaj bez nošenja bilješki. Imati telefonski broj kontakta primatelja omogućuje pošiljatelju da brzo pozove kako bi potvrdio da je faks primljen ili je oštećen u prijenosu.
Preskočite nekoliko redaka i dodajte naslov u kojem piše: "Broj stranica koje uključuju naslovnicu:" Navodeći da broj stranica uključuje naslovnicu uklanja konfuziju.
Preskočite dva ili tri retka i navedite naslov "Predmet:" Ovdje pošiljatelj može ukratko objasniti priloženi dokument.
Stavite rubriku "Napomene:" pod "Predmet" kako bi pošiljatelj mogao napisati upute kao što su "Isporučiti odmah gospođi Jones" ili "Nazovite me kad dobijete ovo" ili "Molimo provjerite, potpišite i pošaljite faks."
Savjet
-
Jasnoća je najvažnija kvaliteta naslovnice faksa. Ako kreirate list u programu za obradu teksta, podebijelite naslove. Ako ručno pišete list, ispišite jasno i podcrtajte naslove.
