Izvješća o statusu projekta kontroliraju dokumente za svakoga tko pokušava upravljati projektom, bez obzira je li to posao za jednu osobu ili onaj koji uključuje stotine ljudi na više lokacija. Izvješće o statusu projekta služi kao kratak sažetak napretka projekta, očekivanog datuma završetka projekta i koje su radnje poduzete u odnosu na izvješće o statusu projekta. Pomaže menadžerima da zadrže zadatke na pravom putu i prepoznaju probleme dovoljno rano da bi stvorili smislena rješenja.
Sažetak projekta
Izvješće o statusu projekta obično započinje kratkim opisom važnih elemenata projekta. Ovaj stavak ili blok identificira naziv projekta, datum izvješća, tko je odgovoran za projekt ili njegov odjel za upravljanje i izjavu o cilju projekta. Može sadržavati i podatke za kontakt, kao što su telefonski brojevi ili adrese e-pošte ključnih članova projektnog tima. Malo je vjerojatno da će se ovaj odjeljak puno promijeniti tijekom projekta i često se kopira iz jednog izvješća o statusu u sljedeći, a datum se ažurira.
Isporučeno
Odjeljak koji opisuje rezultate projekta ključan je za izvješće o statusu projekta. U ovom odjeljku trebate navesti rezultate i dati trenutni status u jednoj ili dvije riječi. Primjerice, projektni list za lansiranje proizvoda može imati takve rezultate kao što je tiskano oglašavanje, tvrtka koja je pokrenula prodavač, prikaz štanda sajma i kreacije cjenika. Pored svakog rezultata, voditelj projekta treba napisati stvari kao što su "potpuna" ili "naručena" ili "na pisaču". Ovo služi kao sažetak projekta s detaljnijim zadaćama navedenim u odjeljku vremenske linije.
Rokovi
Vremenski raspored zadataka element je izvješća o statusu projekta koji često dobiva najviše nadzora. Ovaj odjeljak treba detaljno opisati rad koji je završen od posljednjeg izvješća o statusu projekta, koji posao treba obaviti u sljedećem razdoblju i datumima kada se očekuje da će se zadaci završiti. Mnoga izvješća o statusu projekta prikazuju to u mreži s datumima datim za očekivani završetak i stvarni završetak. Mnogi projektni menadžeri odlučuju se za ovaj dio u boji s različitim bojama koje predstavljaju zadatke koji su na rasporedu, prije roka, iza rasporeda, završeni ili na čekanju.
Napomene, preporuke i objašnjenja
Izvješće o statusu projekta također treba navesti sve crvene zastave, zahtjeve za promjenama ili izazove s kojima se projekt suočava. Ovo je mjesto na kojem se mogu tražiti dodatni resursi ili gdje će se promijeniti datumi isporuke. Ovaj odjeljak također može prijaviti kako su neočekivani događaji utjecali na projekt, kao što su problemi sa softverom, zakašnjela isporuka od dobavljača ili neispravni potrošni materijal. Neki će voditelji projekta odvojiti ovaj odjeljak od izvješća i navesti ga u zasebnom dokumentu koji su priloženi izvješću o statusu projekta.
