Kako zaposlenici prelaze s posla na posao ili napreduju u svojoj karijeri, često osjećaju potrebu da pošalju završnu poruku e-pošte u kojoj se izražavaju osjećaji rastanka svojim bivšim suradnicima. Mnoge od tih poruka e-pošte susreću se kao svjetski, ali ostavljaju malo ili nimalo dojam na kolege. Zaposlenici mogu koristiti nekoliko trikova kako bi začinili oproštajnu e-poštu i oprostili se sa stilom i profesionalnošću.
Upotrijebite zamršen uvod
Poslovna web stranica Mergers and Inquisitions se žali da većina oproštajnih e-poruka zaposlenika započinje svjetovnim, predvidljivim uvodom koji primatelje ostavlja nezainteresiranim. Stranica preporučuje autorima korištenje privlačnog, ali stručnog uvoda koji privlači pažnju čitatelja i upućuje primatelja da pročita više poruke. Zaposleni koji odlaze ne bi smjeli ići tako daleko da bi uložili pritužbe u zraku ili ušli u tvrtku, međutim, kao neprofesionalni uvod može zapaliti mostove i učiniti budući povrat poslodavcu izazovnijim. Pisana internetska stranica Write Express također primjećuje da uvod služi u svrhu potvrđivanja bilo kakvih glasina o odlasku zaposlenika, tako da u prvim rečenicama pripadaju neke riječi koje potvrđuju svrhu e-pošte.
Ekspresno poštovanje
Zaposlenici koji pišu oproštajnu e-poštu imaju još jednu posljednju priliku izraziti zahvalnost za naučene lekcije, stvorena prijateljstva i mnoge druge pozitivne aspekte svojih ranijih pozicija. Write Express preporučuje korištenje e-pošte zahvaljujući bivšim kolegama na podršci, ljubaznosti i pomoći, a autori bi trebali posebno istaknuti svakoga tko je dao značajan doprinos razvoju pošiljatelja. The New York Times također je naveo primjer oproštajne e-pošte u kojoj se autor zahvalio primateljima na nekim vrlo specifičnim prilozima, ali neki autori možda preferiraju takve doprinose nejasnim.
Pričati uspomene
Oproštajna e-poruka koju je citirala New York Times također se prisjetila nekih od najdražih uspomena autora na suradnju s tvrtkom. Prisjećanje na određene uspomene koje su uključivale nekoliko kolega može pomoći u učvršćivanju veza između suradnika, a ta veza povećava i veze zaposlenog s odjelima i pomaže u izgradnji drugarstva među preostalim radnicima. Pošiljatelji trebaju biti oprezni kada se sjećaju sjećanja na događaje izvan ureda, iako neke osobne avanture nemaju mjesta u poslovnoj e-pošti. Web stranica Spajanja i inkvizicije preporučuje ograničavanje uspomena na profesionalna nastojanja unutar radnog mjesta, iako neki zaposlenici možda žele poslati zasebnu, privatniju e-poštu bliskim prijateljima koji žale na drugačiji skup iskustava.
Zatvori na visokoj poruci
Pišući stručnjaci na Write Expressu napominju da bi oproštajna e-pošta trebala završiti optimističnom notom, možda ponavljajući neka pozitivna sjećanja ili izražavajući nade za budućnost. Stranica upozorava zaposlene koji odlaze da se suzdrže od ponude da ostanu u kontaktu, osim ako stvarno žele održavati kontakt. Oni koji žele ostati u komunikaciji s bivšim kolegama trebali bi pružiti odgovarajuću e-poštu ili informacije o društvenim mrežama u zaključnim redovima e-pošte.
