Primarna svrha potvrde je pružanje informacija kupcima ili donatorima, dokumentiranje kupnje i pomoć u internom računovodstvu. I profitne i neprofitne organizacije imaju razloga da daju račune pokroviteljima.
Informacije za kupce
Primici služe kao učinkovit komunikacijski alat s klijentima. Prvo, bilježe pojedinosti kupčeve kupnje, uključujući proizvode i usluge po stavkama, jedinične cijene, podzbrojeve, poreze i ukupne iznose. Potvrda također označava datum kupnje, što je posebno važno poslovnim kupcima koji koriste potvrde za evidentiranje transakcija. Primici također komuniciraju politike tvrtke i nude popuste za naknadne ankete.
Interno računovodstvo
Tvrtke čuvaju kopije računa za interno računovodstvo. Primici omogućuju točno praćenje prodaje i prihoda. Kada se postavi pitanje o pojedinostima pojedinih transakcija, odjel knjigovodstva ili računovodstva tvrtke može navesti račune. Također, kada se posao suoči s revizijom interne porezne službe na svojim poreznim prijavama, primici služe kao vrijedna dokumentacija prodajnih transakcija. Potvrda također bilježi sve popuste na prodaju ili naknade, koji se koriste za računovodstvo i financijsko izvješćivanje.
Povratak i razmjena
Tvrtke koje nude politike povrata i razmjene često zahtijevaju primitak kao dio procesa. Kada kupac dobije pogrešnu veličinu u odijelu ili dijelu koji se ne uklapa, on obično daje račun trgovcu kako bi vratio predmet. Bez potvrde, mogao bi zamijeniti stavku samo za stavke slične cijene. Potvrda također prenosi važne informacije o politici povrata, kao što je koliko dana od datuma kupnje kupac mora vratiti stavke.
Neprofitne donacije
Svrha potvrda za neprofitne organizacije je vrlo različita. Pojedinci ili tvrtke koji žele potraživati novčani ili poklon doprinos priznatoj IRS-ovoj 501 (c) (3) neprofitnoj organizaciji obično trebaju račun, prema internetskoj stranici IRS-a. Na primjer, ljudi koji doniraju predmete za dobru volju ili Vojsku spasa trebaju potvrdu kako bi oduzeli vrijednost svojih doprinosa. Ne samo da primici pomažu u točnom unosu dobrotvornih priloga pri podnošenju poreza, nego i osiguravaju dokumentaciju o doprinosima tijekom revizije.
