Poslovni memorandum, ili dopis, jedan je od najjednostavnijih načina informiranja kolega i članova osoblja o predstojećem sastanku. Učinkovita obavijest o sastanku će pružiti osnovne informacije o sastanku na jasan, koncizan i profesionalan način.
Važne informacije
- Slijedite opći format od četiri točke za naslov, koji bi trebao sadržavati Do, Iz, Datum i predmet u cirkularu za sastanak vašeg osoblja _._ Polje "Za" treba uključivati sve koji su pozvani na sastanak. "Od" će navesti vaše ime i naziv posla. Datum obavijesti na dan kada se distribuira. Napiši što je memorandum u polju "Predmet", kao što je "Sastanak menadžera 15. kolovoza 2019."
- Navedite svrhu sastanka u uvodnom odlomku uz sve osnovne relevantne informacije, uključujući vrijeme i mjesto. Na primjer, “Svrha sastanka je raspraviti revidirani plan nagrađivanja zaposlenika. Sastanak će početi u 15 sati. u glavnoj konferencijskoj dvorani i traje jedan sat. Svi voditelji i supervizori moraju prisustvovati. "
- Navedite sažetak onoga što će biti pokriveno tijekom sastanka u tijelu bilješke. Čuvajte informaciju, ako je moguće; ostavite pojedinosti da se raspravlja na samom sastanku. Na primjer, “Kao rezultat vaših povratnih informacija, tvrtka će početi s promjenom plana nagrađivanja zaposlenika 1. rujna 2019. godine. Novi plan će nagrađivati prodajne timove, a ne samo pojedince kada ispune svoje mjesečne i kvartalne ciljeve. Prepoznajemo dobrobit našeg prodajnog osoblja koje radi u timovima i nadamo se da ćemo potaknuti ovaj trend financijskim poticajima.
Savjet
-
Sve informacije u obavijesti trebaju biti relevantne za sastanak. Izbjegavajte informacije koje se odnose na pitanja vezana uz tvrtku koja se neće raspravljati na sastanku.
Prije sastanka
- Obavijestite primatelje obavijesti ako ih je potrebno pripremiti na bilo koji način ili pročitati materijale prije dolaska na sastanak. Primjer bi mogao biti sljedeći: „Svakoj će biti poslano revidirani format i pravila plana poticaja do kraja dana. Molimo vas da pregledate dokumente unaprijed kako biste bili spremni razgovarati o sadržaju i zatražiti pojašnjenje gdje je to potrebno."
- Obavijestite sve prisutne kada se raspored sastanka raspodijeli. Na primjer: "Distribuirat ću dnevni red putem e-pošte najmanje 24 sata prije sastanka. Molimo vas da pregledate dnevni red nakon primitka."
- Zamolite pozvani da vas odmah obavijeste ako ne mogu prisustvovati sastanku, tako da možete odrediti vrijeme za pregled informacija s njima. Čak i ako šaljete obavezni dopis o sastanku, neki zaposlenici ili pozvani mogu biti na odmoru ili izvan grada na poslu koji se odnosi na posao.
Savjet
-
Dozvolite pozvanima da znaju da li ste spremni odgovoriti na pitanja o temi sastanka unaprijed ili ako sva pojašnjenja trebaju biti adresirana na samom sastanku. Navedite telefonski broj kontakta ili adresu e-pošte ako unaprijed postavite pitanja.
